Benno MailArchiv unterstützt ab sofort sichere Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA)

Der Zugriff auf die sicher in Benno MailArchiv archivierten E-Mails ist standardmäßig mit einem Benutzernamen und einem Passwort abgesichert. Über die Benutzerverwaltung mit den dort hinterlegten Berechtigungen steuert Benno MailArchiv, was der Benutzer im Archiv finden und sehen darf.

Die Zugriffssicherheit auf die archivierten E-Mails kann mittels Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) erheblich gesteigert werden.

Mit privacyIDEA unseres Kooperationspartner NetKnights kann jede Benno MailArchiv Installation nun sehr einfach um 2FA erweitert werden. Der Zugriff auf das Archiv ist damit nicht mehr nur von „Wissen“ (Benutzername und Passwort) abhängig, sondern zusätzlich vom Faktor „Besitz“, nämlich dem Besitz des Sicherheitsmediums, dass den zweiten Authentisierungsfaktor darstellt und ohne das ein Login unterbunden wird.

In diesem Beitrag von der Firma NetKnights ist die Einbindung von Zwei-Faktor-Authentisierung in Benno MailArchiv beschrieben.

Was genau ist eigentlich eine E-Mail?

Vielleicht denken Sie auf den ersten Blick „Was soll denn diese Frage? Was eine E-Mail ist, ist doch ganz klar!“. Was aus typischer Anwendersicht zunächst sicherlich einfach, richtig und nachvollziehbar zu beantworten ist, kann unter eher technischen (und auch Compliance-)Gesichtspunkten jedoch zu einer diffizilen Frage werden. Besonders, wenn es um die Archivierung von E-Mails und die Frage des Originals einer E-Mail geht. Die Finanzverwaltung prüft die E-Mail-Archivierung des Steuerpflichtigen u.a. auf Basis der Ordnungsmäßigkeitskriterien der GoBD, nach der die Wiederherstellung des Originals jeder archivierter E-Mail möglich sein muss.

Selbstverständlich verfügt Benno MailArchiv seit der ersten Stunde über die Möglichkeit, jede archivierte Mail im Original anzuzeigen. Dabei wird die im nativen RFC 822-Format archivierte E-Mail aus dem Archiv geholt, entpackt und als „Quellcode“ dargestellt. Weder ist dies etwas Besonderes, noch erklärt das unsere eingangs gestellte Frage. Archiviert wird schließlich, was vom Mailserver bzw. dem Anwenderpostfach kommt und zu archivieren ist.

Originale und Mail-Exemplare

Was aber passiert, wenn es statt eines einzigen relevanten Originals einer E-Mail ggf. zwei, drei oder gar noch mehr Exemplare gibt? Wir reden hier allerdings audrücklich nicht von einfachen Duplikaten, also bspw. mehrfach abgerufenen E-Mails eines Postfachs oder ähnliches. E-Mail-Duplikate (bzw. Doubletten) zu erkennen, ist eine der elementarsten Aufgaben einer E-Mail-Archivierungslösung. Benno MailArchiv beherrscht dies ebenso lange, wie das Anzeigen von E-Mails im Original.

„Mehrere relevante Originale von ein und derselben E-Mail? Unmöglich!“ sagen Sie? Nicht in komplexen Umgebungen, wie sie bei großen Hostingunternehmen und Cloud Service Providern (CSPs) in der Praxis z.T. immer wieder auftauchen. Hier gelangen E-Mails durch infrastruktur-bedingte Umstände zum Teil mehrfach in den „Verarbeitungstrichter“ von Benno MailArchiv.

Die im Folgenden beschriebenen Sachverhalte sind aus technischer Sicht relativ einfach nachvollziehbar. Aber die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ist weitaus mehr als das technische Abbilden oder Umsetzen von (GoBD- und Compliance-)Anforderungen. Es ist eine IT-Lösung im Spannungsfeld von Anwenderbelangen, rechtlichen Anforderungen sowie ggf. allgemeinen Complianceanforderungen.

Wir laden Sie hiermit ein, mit uns zu diskutieren, was eine E-Mail ist (oder vielleicht auch nicht ist). Möglicherweise wird sich Ihr Bild über ein so triviales „Ding“ wie E-Mails ändern, wenn Sie diesen Artikel gelesen haben. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie die Kommentarfunktion am Ende dieses Beitrags, um uns Ihre Meinung dazu zu schildern.

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E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Benno MailArchiv 2.2.0 mit der neuen WebApp 2 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.2.0 umfasst im Wesentlichen die neue voll responsive WebApp 2, bringt das neue „benno-tool“ mit und behebt verschiedene kleinere Fehler.

Benno MailArchiv auf iPhone iPad MacBook iMac

Benno MailArchiv WebApp 2 – E-Mails in Sekunden auf allen Geräten finden, incl. Smartphones und Tablets

 

Screenshot Benno MailArchiv WebApp 2

Screenshot Benno MailArchiv WebApp 2

ChangeLog Benno MailArchiv 2.2.0

Allgemeine Merkmale

  • Benno MailArchiv ist jetzt freigegeben für
  • Wichtige neue Systemvoraussetzung:
    • Benno MailArchiv setzt ab Version 2.2.0 zwingend Java 7 (bspw. OpenJDK 7) voraus!
  • Neues zusätzliches benno-Paket: benno-tool
    • Das Paket benno-tool beinhaltet das neue Werkzeug benno-tool, welches in der Version 2.2.0 folgende Funktionen umfasst (weitere Details dazu im Benno MailArchiv Wiki):
      • backup: Gibt alle Mails seit dem letzten Backup-Aufruf aus (sie können dann bspw. per tar zusammengefasst werden für tägl. Backups usw.)
      • info: Gibt Informationen zur aktuellen Installation aus (insbes. für Supportanfragen wichtig)
      • reindex: Reindiziert einzelne Mails, ganze Boxen usw.
      • verify: Überprüft die Konsistenz des gesamten Archivs hinsichtlich etwaiger Manipulationen

 Verbesserungen / Neuerungen in der WebApp

  • Die neue WebApp 2:
    • voll responsives Design (Benno MailArchiv ist damit ab sofort auf allen Geräten incl. Smartphones nutzbar!)
    • moderneres, klareres und schlankeres GUI-Design
    • Mehrsprachigkeit (aktuell stehen zur Verfügung: Englisch, Italienisch, Polnisch und westfälisches Plattdeutsch)
    • Neue „Konversationssuche“: Sucht Mails „an Empfänger“ und „von Absender“ gleichzeitig, so dass der ganze Mailverlauf („Ping Pong“) dargestellt wird
    • Permalink: Es wird ein dauerhaft gültiger Link auf die jeweilige Mail im Archiv erzeugt
    • WebApp 2 ist die technische Basis für zukünftige WebApp-Funktionalitäten

Benno MailArchiv Plugin für die Zarafa Kopano Groupware WebApp

Das Plugin für die Kopano WebApp befindet sich bereits in der Quality Assurance-Phase und wird in kürzester Zeit final fertiggestellt und releast. Wir informieren an dieser Stelle, sobald das Plugin freigegeben wird.

Benno MailArchiv 2.2.0 BETA freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 BETA freigegeben.

Die BETA der neuen Benno MailArchiv Version steht ab sofort zum Download und Test zur Verfügung.

Die 2.2.0 BETA steht für folgende Plattformen zur Verfügung:

  • Debian GNU/Linux ab wheezy
  • Ubuntu (in Relation dazu)

Die Versionen für Univention Corporate Server (UCS) usw. werden mit dem finalen Release der Version 2.2.0 veröffentlicht.

Wichtigste Highlights des 2.2.0 Releases sind:

  • Benno MailArchiv WebApp 2
    • Komplett neues Design der grafischen Benutzeroberbläche
    • Voll responsives Design – Nutzung auf allen Android- bzw. iOS-Geräten und Devices (Tablets und Smartphones)
    • Neue Funktion „Konversationssuche“ zum gleichzeitigen Suchen aller Mails zwischen zwei Kommunikationspartnern (An/Von und gleichzeitig Von/An)
    • Multi-Language Unterstützung – neue Sprachen einfach über Austausch von Sprachdateien hinzufügbar. Aktuell verfügbae Sprachen:
      • Deutsch
      • Englisch
      • Italienisch
      • westfälisches Plattdeutsch
      • Russisch (ab Juni 2016)
      • Ukrainisch (ab Juni 2016)
      • Polnisch (voraussichtlich ab Juni 2016)
      • Französisch (in Planung)
      • Niederländisch (in Planung)
      • Griechisch (in Planung)
  • Neueste Version der Apache Tika Volltext-Parser integriert
  • Reindex bereits archivierter Mails möglich
    • Bereits archivierte E-Mails können jetzt jederzeit erneut indexiert werden (bspw. sinnvoll, um archivierte Attachments nachträglich im Volltext zu indexieren, wenn diese bspw. bisher nicht oder nur unvollständig indexiert werden konnten)

Desweiteren umfasst die BETA der Version 2.2.0 verschiedene Bugfixes (nähere Einzelheiten folgen in den Releasenotes zur finalen Freigabe der Version 2.2.0).

Die BETA-Version des neuen Benno MailArchiv Releases ist für den produktiven Einsatz geeignet! Auf Grund des Wechsels auf Java 7 (Java 7 wird ab Benno MailArchiv Version 2.2.0 zwingend vorausgesetzt) ist beim Umstieg zu berücksichtigen, dass ein etwaiges Notfall-Rollback evtl. etwas aufwändiger sein kann, als bei den bisherigen Benno Releases.

Die BETA der künftigen Version 2.2.0 steht allen Interessierten über folgenden apt- bzw. Repository-URL kostenlos zur Verfügung:

deb http://www.benno-mailarchiv.de/beta/debian /

Technische Fragen zur BETA sowie etwaige Fehlermeldungen usw. können an support[at]benno-mailarchiv.de gerichtet werden.

Benno MailArchiv 2.1.5 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.1.5 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Parallel steht Benno MailArchiv ab sofort in der jeweils aktuellen Version auch im AppCenter von Univention Corporate Server (UCS) zur Verfügung, wo die Installation einfach per „click & run“ erfolgt (weitere Details dazu hier).

Das Benno MailArchiv Release 2.1.5 umfasst einige deutliche Verbesserungen der WebApp und behebt verschiedene Fehler.

ChangeLog Benno MailArchiv 2.1.5

Allgemeine Merkmale

  • Benno MailArchiv ist jetzt freigegeben für
  • Neues (zusätzliches) Authentisierungsmodul benno_imapauth zur Authentisierung der Benno MailArchiv User gegen einen IMAP-Server
    (Benno MailArchiv Benutzer können damit nun wahlweise gegen

    • die interne Benutzerdatenbank
    • Microsoft Active Directory (AD)
    • LDAP Directory
    • die Benutzerdatenbank von IMAP-Servern
    • sowie zusätzliche, frei konfigurierbare Auth-Module (bspw. SQL-/ODBC-Datenbanken) authentifiziert werden).
  • ein neu installiertes Benno MailArchiv agiert out of the (also ohne Lizenzschlüssel) automatisch als uneingeschränkte Demo-Version für 60 Tage

 Verbesserungen / Neuerungen in der WebApp

  • die englische Sprachversion der WebApp ist nun durchgängig lokalisiert
  • HTML-Mails werden nun wie im Mail-Client sauber als HTML-Mails dargestellt
  • die Trefferliste bleibt im gescrollten Zustand an der Stelle stehen, wo der User eine Mail anklickt
    (bisher sprang die Liste wieder auf den Anfang zurück, wenn eine Mail in der gescrollten Listte angeklickt wurde)
  • beim Anzeigen einer Mail aus der Trefferliste wird nur der Bereich der Mailanzeige neugeladen (statt ganzer Bildschirm) (siehe auch FS#185 unten)
  • die Eingabefelder für die Suchparameter wurden modifiziert: die Ecken aller Eingabefelder sind nun abgerundet und der Cursor ist in jedem Eingabefeld nun klar und eindeutig sichtbar

Liste der korrigierten Fehler

benno-web

  • FS#174 – Ausgabe von HTML-Only Mails zeigt den HTML Quellcode
  • FS#182 – Aussagekräftige Fehlermeldungen bei Container- und Passwort- Problemen
  • FS#184 – HTML-Tags im Body führen zu Problemen im User-Interface
  • FS#185 – Anzeige einer E-Mail ohne Reload
  • FS#187 – Eindeutige Fehlermeldung bei Authentisierungsproblemen am REST-Interface

 

Ausblick auf Benno MailArchiv 2.1.6

Eine ausführlichere Roadmap werden wir in Kürze präsentieren. Ausgewählte Aspekte, die in der WebApp Version 2.1.6 implementiert werden, sind:

  • vollresponsive WebApp (aktuell nutzbar auf Tablets, künftig auch Smartphones)
  • Anzeige von CC-Empfängern und der Größe der jeweils angezeigten E-Mai
  • Von / An Suche in beide Richtungen (bisher kann man Mails entweder an/von oder von/an suchen; beides gleichzeitig geht bisher nicht (= Anzeigen des Mail-Ping-Pongs zu einem Thema)
  • Authentisierungsmodul für Benutzernamen mit Leerzeichen

Benno MailArchiv 2.1.3 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.1.3 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.1.3 ist im Wesentlichen ein Maintenance- und Bugfix-Release, in dem verschiedene Fehler behoben wurden (siehe unten).

Neben den Fehlerkorrekturen wurden die MIME-Type Parser, die für die Textextraktion in E-Mail-Attachments verwendet werden, aktualisiert.

 

ChangeLog Benno MailArchiv 2.1.3

Liste der korrigierten Fehler

benno-archive

  • FS#149: Tika-Fehler beim Parsen von Outlook 12 TNEF Dateien
  • Aktualisierung der MIME-Type Parser

benno-rest

  • FS#144: E-Mail ohne Body nur mit Attachment kann nicht geladen werden
  • FS#155: Attachment wird nicht angezeigt, obwohl Attachment existiert und Attachment-Flag im Index gesetzt ist
  • FS#156: Erweiterte Debug-Möglichkeiten für REST Schnittstelle

benno-web

  • FS#62: „&“-Zeichen in Suchstring korrekt behandeln
  • FS#89: S/MIME Signaturen als Signatur und nicht als Attachment anzeigen
  • FS#123: Message-ID bei Weiterleitung von E-Mails
  • FS#129: E-Mail mit Attachment mit leerem Dateinamen kann nicht angezeigt werden
  • FS#136: Umlate bei leerem Suchergebnis defekt
  • FS#138: Anzeige von HTML-Tags im Subject einer E-Mail
  • Vorschlag für Dateiname zum Speichern einer E-Mail mit leerem Betreff
  • Korrekte Anzeige der Namen von gespeicherten Suchanfragen
  • benno-client: Schalter -M liefert die Ergebnisliste als Benno IDs

Erfahren Sie alles Wichtige zu Benno MailArchiv in unseren Webcasts und Online-Seminaren!

Lernen Sie die Vorzüge beim Ablegen und Suchen von E-Mails mit Benno MailArchiv kennen – komfortabel an Ihrem Arbeitsplatz! Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Seminaren und Webcasts teil und erfahren Sie fundiertes Produkt-Wissen aus erster Hand. Natürlich haben wir auch ein Ohr für Ihre Anliegen und Fragen, die Sie bei  den Online-Events stellen können.

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Kunden staunen immer wieder über die extreme Archivierungsperformance von Benno MailArchiv

Viele Kunden sind bei der Evaluierung und dem Einsatz von Benno MailArchiv immer wieder von der äußerst hohen Archivierungsperformance unserer Lösung überrascht. Unlängst schrieb uns ein Kunde seine Erfahrungen beim Testen:

Die Tests wurden auf einem alten Desktop-PC des Fabrikats DELL OptiPlex 760, ausgestattet mit einem Intel® Pentium Dual-Core E5200  @ 2.50GHz Prozessor ausgeführt. Der PC verfügt über 4 GB RAM und wurde mit Ubuntu Server 12.04 LTS installiert.

Insgesamt hat der Kunde 383.706 E-Mails aus dem Mailbestand des Unternehmens archiviert und volltext-indexiert. Der gesamte, dafür erforderliche Zeitaufwand betrug 7 Stunden, 6 Minuten und 54 Sekunden.

Im Umkehrschluss wurden im Durchschnitt rd. 104,7 E-Mails pro Minute bzw. 13,3 E-Mails pro Sekunde archiviert und volltext-indexiert suchbar gemacht.

Benno MailArchiv auf der CeBIT 2014 in Hannover

In diesem Jahr finden Sie Benno MailArchiv auf der CeBIT in Halle 6, Stand H15 wieder auf dem Stand der Firma Univention. Unser Certified Partner bytemine präsentiert dort das Neueste rund um Benno MailArchiv für Sie.

Gerne stellen wir an Benno MailArchiv Interessenten kostenlose Eintrittskarten zur CeBIT zur Verfügung. Einfach das Kontaktformular auf der Webseite mit dem Hinweis „CeBIT Freikarte“ ausfüllen und Ihren Wunschtermin für ein Gespräch auf der CeBIT angeben: http://www.benno-mailarchiv.de/unternehmen/kontakt.html