E-Mail-Archivierung in der Cloud – Ein Leitfaden für Hoster und ISPs

Immer mehr Kunden suchen nach Möglichkeiten, ihre E-Mails schnell und einfach in der Cloud zu archivieren, statt eine eigene Lösung für die E-Mai-Archivierung aufzubauen. Wozu auch Hard- und Software einrichten, sich um den Betrieb, die Datensicherung etc. kümmern, wenn E-Mail-Archivierung in der Cloud einfach und sorgenfrei als fertige Lösung wie Strom aus der Steckdose zu haben ist?

An der Pflicht zur Archivierung der E-Mails im Unternehmen kommt spätestens seit dem endgültigen Inkrafttreten der GoBD Anfang 2017 kein gewerbliches Unternehmen und kein Unternehmer mehr vorbei. Die Nachfrage nach E-Mail-Archivierung steigt ständig. Für viele Hoster und Internet Service Provider (ISPs) bieten sich damit große Chancen und Potenziale für neues und zusätzliches Geschäft. Sie stehen vor der Frage, wie sie diese Entwicklung erfolgreich für sich nutzen können.

E-Mail-Archivierung in der Cloud

Im Folgenden zeigen wir auf, welche Chancen E-Mail-Archivierung in der Cloud für Hoster und ISPs mit sich bringen und welche Optionen sich für Sie als Cloud Provider daraus ergeben.

Welche Möglichkeiten stehen Ihnen als Anbieter von Hosting- und Cloud-Lösungen also zur Auswahl?

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Benno MailArchiv 2.4.0 freigegeben

LWsystems hat vor wenigen Tagen Benno MailArchiv 2.4.0 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.4 bringt einige funktionale Neuerungen und zudem verschiedene Bugfixes.

Neben verschiedenen funktionalen Erweiterungen (u.a. der Benno MailArchiv WebApp) ist die wesentlichste Neuerung die Einführung des neuen Systemcontainers: Jede Benno MailArchiv Installation verwaltet von nun an einen für systemspezifische Angelegenheiten konzipierten zusätzlichen Container. Der Systemcontainer wird in zukünftigen Releases von Benno MailArchiv für verschiedene Aufgaben verwendet. So wird die Zuteilung eines gültigen Lizenzkeys in einer der kommenden Versionen von Benno MailArchiv kein Lizenzfile mehr benötigen. Lizenzschlüssel werden dann durch eine spezifische Mail mit dem Lizenzkey ersetzt. Diese Mail wird automatisch im Systemcontainer archiviert und dort als Nachweis einer gültigen Lizenz verwendet werden.
Der Systemcontainer wird in der Zukunft außerdem für weitergehende Compliance-Funktionalitäten verwendet. So wird bspw. das Installieren von Benno MailArchiv-Updates künftig automatisch im Systemcontainer protokolliert. Manuelle Notizen zum durchgeführten Update sind damit „auto-dokumentiert“und müssen nicht manuell in der GoBD-Verfahrensdokumentation notiert werden. Relevante Personen (Prüfer, Revisoren usw.) haben lesenden Zugriff auf den Systemcontainer.

Das Benno MailArchiv Plugin für die Kopano DeskApp und WebApp (Details zum Kopano-Plugin siehe hier) steht jetzt als installierbares Paket für Debian GNU/Linux und Ubuntu zur Verfügung.

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Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Seit Anfang 2017 sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Wesentliche Grundlage dafür sind die sog. GoBD (also die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Im Original hier zu finden.). In diesem Zusammenhang wird viel über „rechtssichere“ und „GoBD-konforme“ Mailarchivierung gesprochen. Aber was bedeutet GoBD-konform eigentlich genau? Wann ist eine E-Mail-Archivierung GoBD-konform und wann nicht?

Wir erklären, worauf es beim Thema GoBD-Konformität wirklich ankommt.

Es ist wichtig, den Begriff „GoBD-konform“ und seine Bedeutung genau zu betrachten, da hier viele Missverständnisse vorherrschen und das Wesentliche leider oft im Verborgenen bleibt. Also schauen wir genauer auf die Details:

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. (Außerdem stellen die GoBD unmissverständlich klar, dass etwaige Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen samt und sonders rechtsunwirksam sind. (vgl. GoBD, Kapitel 12 (Ziff. 179 und 181)).

Richtigerweise stellt die Finanzverwaltung also den „Prozess“ und nicht das „Produkt“ in den Fokus: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass der gesamte Prozess rund um die E-Mail hinsichtlich der GoBD-Anforderungen betrachtet werden muss und nicht alleine bzw. isoliert die technische Komponente, die die E-Mails letztendlich archiviert (Benno MailArchiv).

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung zu implementieren, die dann auch  gesetzeskonforme bzw. rechtssichere ist, bedeutet daher, Weiterlesen

E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.2.1 ist ein Bugfix-Release, in das folgende Fehlerkorrekturen eingeflossen sind:

ID Zusammenfassung
FS#334 Anzeige „Original“: Beim Klick auf „Original“ wird der Quelltext nicht korrekt angezeigt.
FS#335 Weiterleitung einer Mail ohne Eingabe einer Empfänger-Adresse möglich
FS#325 Permalink-URL muss Information über Archiv/Container enthalten
FS#308 Handling der Permalink-Zugriffe ohne User-Session
FS#52 Info-Button zeigt Login-Fenster bei Session-Timeout
FS#182 Aussagekräftige Fehlermeldungen bei Container- und Passwort-Problemen
FS#212 Unterschiedliche Fehlermeldungen bei falschem REST- Port oder falschem REST-Passwort
FS#319 Checksummenanzeige bei erfolgloser Suche fehlerhaft
FS#327 „Zurück“-Link bei nicht autorisiertem Zugriff (ausgeloggter User) funktioniert nicht
FS#333 Anzeige Checksummenfehler bis die Mail geladen ist (falls das Laden einer E-Mail länger dauert, wird bis dahin ein Checksummenfehler angezeigt).

Benno MailArchiv 2.2.0 BETA freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 BETA freigegeben.

Die BETA der neuen Benno MailArchiv Version steht ab sofort zum Download und Test zur Verfügung.

Die 2.2.0 BETA steht für folgende Plattformen zur Verfügung:

  • Debian GNU/Linux ab wheezy
  • Ubuntu (in Relation dazu)

Die Versionen für Univention Corporate Server (UCS) usw. werden mit dem finalen Release der Version 2.2.0 veröffentlicht.

Wichtigste Highlights des 2.2.0 Releases sind:

  • Benno MailArchiv WebApp 2
    • Komplett neues Design der grafischen Benutzeroberbläche
    • Voll responsives Design – Nutzung auf allen Android- bzw. iOS-Geräten und Devices (Tablets und Smartphones)
    • Neue Funktion „Konversationssuche“ zum gleichzeitigen Suchen aller Mails zwischen zwei Kommunikationspartnern (An/Von und gleichzeitig Von/An)
    • Multi-Language Unterstützung – neue Sprachen einfach über Austausch von Sprachdateien hinzufügbar. Aktuell verfügbae Sprachen:
      • Deutsch
      • Englisch
      • Italienisch
      • westfälisches Plattdeutsch
      • Russisch (ab Juni 2016)
      • Ukrainisch (ab Juni 2016)
      • Polnisch (voraussichtlich ab Juni 2016)
      • Französisch (in Planung)
      • Niederländisch (in Planung)
      • Griechisch (in Planung)
  • Neueste Version der Apache Tika Volltext-Parser integriert
  • Reindex bereits archivierter Mails möglich
    • Bereits archivierte E-Mails können jetzt jederzeit erneut indexiert werden (bspw. sinnvoll, um archivierte Attachments nachträglich im Volltext zu indexieren, wenn diese bspw. bisher nicht oder nur unvollständig indexiert werden konnten)

Desweiteren umfasst die BETA der Version 2.2.0 verschiedene Bugfixes (nähere Einzelheiten folgen in den Releasenotes zur finalen Freigabe der Version 2.2.0).

Die BETA-Version des neuen Benno MailArchiv Releases ist für den produktiven Einsatz geeignet! Auf Grund des Wechsels auf Java 7 (Java 7 wird ab Benno MailArchiv Version 2.2.0 zwingend vorausgesetzt) ist beim Umstieg zu berücksichtigen, dass ein etwaiges Notfall-Rollback evtl. etwas aufwändiger sein kann, als bei den bisherigen Benno Releases.

Die BETA der künftigen Version 2.2.0 steht allen Interessierten über folgenden apt- bzw. Repository-URL kostenlos zur Verfügung:

deb http://www.benno-mailarchiv.de/beta/debian /

Technische Fragen zur BETA sowie etwaige Fehlermeldungen usw. können an support[at]benno-mailarchiv.de gerichtet werden.

Benno-Plugin für Zarafa bzw. Kopano Groupware kurz vor der BETA-Phase

Wir arbeiten hart daran und allmählich nimmt sie Form und Gestalt an: Die nahtlose Integration von Benno MailArchiv in die WebApp der Zarafa bzw. Kopano Groupware.

Im Juni 2016 werden wir das BETA-Release unseres Plugins vorstellen und es zum Testen zur Verfügung stellen.

Hier erste Screenshots als „Appetitanreger“. Direkt aus unserer Softwareküche.

Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 4 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 3 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 2 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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Benno MailArchiv ist ab sofort als VMware Image zum Testen verfügbar

Sie wollen Benno MailArchiv sofort testen, ohne jegliche Art von Installation o.ä.? Dann nutzen Sie die vorkonfigurierte Benno MailArchiv Software-Appliance!

Benno MailArchiv steht ab sofort kostenlos als lauffertiges Image für die Virtualisierungsumgebungen VMware, VMware ESX, KVM, und VirtualBox zum Download zur Verfügung.

Zusammen mit unserem Partner Univention stellen wir Benno MailArchiv auf Basis des Univention Corporate Server (UCS) als fertige Software-Appliance zur Verfügung. Benno MailArchiv ist dabei lauffertig auf UCS installiert und eingerichtet. Benutzer und Berechtigungen lassen sich einfach über die web-basierte Univention Management Console einrichten und verwalten. Alle Funktionen von Benno MailArchiv stehen damit sofort zur Verfügung.

UCS kann als Enterprise Linux Distribution einfach mit bestehenden Active Directory (AD) Umgebungen verknüpft bzw. in diese eingebunden werden. Der Verwaltung der Benno MailArchiv-Benutzer über bestehende ADs steht damit nichts im Wege. Benno MailArchiv integriert sich so nahtlos in jede beliebige IT- und Mail-Server Umgebung.

Die Benno MailArchiv Software-Appliance für VMware, VMware ESX, KVM, und VirtualBox steht über Univention zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Benno MailArchiv ist ab sofort im Univention AppCenter verfügbar

Benno MailArchiv kann jetzt per „click & run“ installiert und in Betrieb genommen werden. Mit der Freigabe von Benno MailArchiv auf Univention Corporate Server (UCS) steht unsere Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ab sofort auch im AppCenter des Bremer Herstellers Univention zur Verfügung.
Interessierte haben nun noch einfacher die Möglichkeit, Benno MailArchiv zu installieren und zu testen. Die Installation über das Univention AppCenter erfolgt mit wenigen Klicks. Danach steht Benno MailArchiv für 60 Tage kostenlos zum Testen zur Verfügung. Die Testversion kann jederzeit zu einer Vollversion umlizenziert werden.
Univention Corporate Server (UCS) steht in der sog. „Core Edition“ als kostenlose Enterprise Linux-Distribution zur Verfügung. UCS bietet eine web-basierte Administrationsoberfläche ( „Univention Management Console“). Benutzer usw. können  hier schnell und einfach verwaltet werden.

Unabhängig von der Freigabe für Univention Corporate Server (UCS) wird Benno MailArchiv auch weiterhin für die  Linux Distributionen Debian GNU/Linux, Ubuntu, SuSE Linux Enterprise Server (SLES) sowie Red Hat Enterprise Linux (RHEL) zur Verfügung stehen.