"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Was ist eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung?

Dies ist eine der wohl am intensivst und ausgiebigst diskutierten Fragen hinsichtlich der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Sicher ist (wir erleben es nahezu täglich): es herrscht gewaltige Unkenntnis und ungesundes Halbwissen in der Welt. Wir wollen hiermit Licht ins Dunkel bringen.

Um der Frage, wie oder was eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auszeichnet, auf den Grund zu gehen, greifen wir auf einen Fall aus der Praxis zurück: Kürzlich ergab eine Kundenanfrage in Zusammenhang mit Benno MailArchiv, dass der Kunde nur die E-Mails ausgewählter E-Mailpostfächer archivieren wollte. Soweit so gut. Technisch ist das mit Benno MailArchiv natürlich einfach umsetzbar. Doch Vorsicht! Die Gesetzeskonformität definiert sich nicht nur aus dem technischen Produkt, das zur Mailarchivierung eingesetzt wird!

Die Frage der „Gesetzeskonformität“ einer E-Mail-Archivierungslösung beginnt bereits dort, wo eine Entscheidung über das Archivieren oder Nicht-Archivieren von E-Mails stattfindet.

Vor dem Hintergrund der gültigen Anforderungen des Gesetzgebers zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung, ist es ausgesprochen heikel, bestimmte E-Mailadressen grundsätzlich von der Archivierung auszuklammern. Das geht (rein rechtlich gesehen) nur dann gut, wenn absolut sicher ist, dass über die von der Archivierung ausgeklammerten Mailadressen keine E-Mails gesendet oder empfangen werden, die archivierungspflichtig sind. Womit wir zur nächsten Stolperfalle kommen. Welche E-Mails sind denn archivierungspflichtig?

Archivierungspflicht von E-Mails besteht auf Grund von handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Die Rechtsgrundlage ist ergo im HGB und in der AO definiert. Um hier nur ein einziges (!) Beispiel für archivierungspflichtige E-Mails zu nennen: im Sinne der AO sind alle E-Mails bzw. e-mail-basiert kommunizierte Informationen, die dem Status „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“ entsprechen, in gesetzeskonformer Weise zu archivieren. In der Praxis sind damit E-Mails gemeint, deren Inhalt (bspw.) Bezug zu einem Geschäftsvorgang haben oder sonstwie Auswirkungen auf die Besteuerung des archivierungspflichtigen Unternehmens haben könnten. Gemeinhin kann das so ziemlich alles umfassen, was an E-Mails ein- oder ausgegangen ist.

Damit schließt sich allmählich der Kreis: Wie muss nun gesetzeskonform archiviert werden?

Die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet, eine Form und ein Verfahren der Archivierung zu betreiben, die geeignet ist, die Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzudecken. Um welche Anforderungen geht es dabei? Es geht bspw. (um exemplarisch nur einen Aspekt zu beleuchten) um die Anforderung der Zeitgerechtheit der Archivierung. Anders gesagt: E-Mails, die im Unternehmen eingehen, müssen demnach möglichst umgehend archiviert werden (was potenzielle Manipulationsmöglichkeiten vor der Archivierung usw. minimiert). Damit ergeben sich konkrete Anforderungen an die Archivierungslösung selbst, aber vor allem an den Prozess der Archivierung.

Der Anforderungen gibt es noch einige weitere. Sie alle bedingen der Gestaltung verschiedener prozessualer Aspekte. Das bedeutet, dass am Ende nicht nur die technische Lösung „E-Mail-Archivierungssoftware Benno MailArchiv“ bestimmte Anforderungen erfüllen muss, sondern der gesamte Prozess, das Anwendungsumfeld usw. in dem die Mailarchivierung stattfindet.

Kurz gesagt: Zunächst ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abgedeckt werden. Erst danach kommen die technischen Aspekte (Umsetzung in Software) zum Tragen.

In einem Satz zusammengefasst: Eine technische Lösung (wie bspw. Benno MailArchiv) ist alleine (also ohne flankierende organisatorische Maßnahmen) niemals in der Lage, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Um abschließend die letzte Anforderung der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung abzubilden, nämlich die Prüfbarkeit der Lösung durch Dritte in einer angemessenen Zeit, steht abschließend fest: ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung ist die Prüfbarkeit nicht herstellbar und damit die gesamte Lösung ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation nicht gesetzeskonform.

Und das heißt: Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung ist die Summe der organisatorischen Maßnahmen, der technischen Lösung (E-Mail-Archivierungssoftware wie Benno MailArchiv selbst), der technischen Umsetzung insgsamt und der abschließenden Verfahrensdokumentation. Nur so sind alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung prüfbar abzubilden. Eine Software alleine, also ohne flankierende Maßnahmen, ist niemals geeignet, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Wir blicken aif langjähriges Know how, diesen Fragenkomplex betreffend, zurück und beraten Sie gerne hinsichtlich Compliance, rechtlichen Anforderungen und deren Umsetzung. Aus standesrechtlichen Gründen stellen weder diese Ausführungen noch unsere Beratungsleistugen in diesem Zusammenhang eine Rechtsberatung dar.

Benno MailArchiv on Tour

Es wird ein „heißer Herbst“: Wir präsentieren Benno MailArchiv in diesem Jahr auf einigen Veranstaltungen mit Themenschwerpunkten wie Open Source und Compliance. Konkret präsentieren und stellen aus:

  • Symposium „Email Archivierung – Eine gesetzliche Notwendigkeit! Die Anforderungen und deren Lösungen“, 29.11.2010, Stuttgart (Link zur Eventseite)

Alle Veranstaltungen mit Hinweisen und Details finden Sie auch auf unserer Event-Seite!

FAST LTA zertifiziert E- Mail Archivlösung von Softwarepartner LWsystems und garantiert Sicherheit bei der Langzeitspeicherung

Der Münchner Spezialist für digitale Langzeitspeicherung, FAST LTA hat die Open Source E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv für den Einsatz  mit seiner energiesparenden Langzeitarchivierungslösung Silent Cubes zertifiziert. LWsystems setzt zusammen mit FAST LTA damit neue Maßstäbe bei der rechtskonformen Archivierung von E-Mails.
Gemeinsame Kunden können mit dieser Hardware-Software-Kombination, große Mengen an geschäftskritischen E-Mails und Permanentdaten mit maximaler Sicherheit für Zeiträume von bis zu dreißig Jahren archivieren. Silent Cubes sind hochskalierbare und kostengünstige Speicherwürfel, die modular und vierfach redundanten für die hochsichere Langzeitdatenspeicherung aufgebaut sind. Silent Cubes erfreuen sich branchenübergreifend wachsender Nachfrage.

Technische Details der Silent Cubes: http://www.silentcubes.de

Gemeinsame Pressemitteilung von FAST LTA und LWsystems

Aktuelle Infos, Hintergründe und Fakten zu revisionssicherer und gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung jetzt im Benno-Blog

Ab heute steht das Benno MailArchiv Blog für Sie online zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen hier in loser Folge Neuigkeiten, Informationen, Fakten und Hintergründe zum Themenbereich der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung im Allgemeinen und Benno MailArchiv, der linux-basierten Open Source E-Mail-Archivierungs-Lösung, im Speziellen.

Haben Sie Anregungen oder Ideen? Dann melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns über Ihr Feedback!