E-Mail-Archivierung in der Cloud – Ein Leitfaden für Hoster und ISPs

Immer mehr Kunden suchen nach Möglichkeiten, ihre E-Mails schnell und einfach in der Cloud zu archivieren, statt eine eigene Lösung für die E-Mai-Archivierung aufzubauen. Wozu auch Hard- und Software einrichten, sich um den Betrieb, die Datensicherung etc. kümmern, wenn E-Mail-Archivierung in der Cloud einfach und sorgenfrei als fertige Lösung wie Strom aus der Steckdose zu haben ist?

An der Pflicht zur Archivierung der E-Mails im Unternehmen kommt spätestens seit dem endgültigen Inkrafttreten der GoBD Anfang 2017 kein gewerbliches Unternehmen und kein Unternehmer mehr vorbei. Die Nachfrage nach E-Mail-Archivierung steigt ständig. Für viele Hoster und Internet Service Provider (ISPs) bieten sich damit große Chancen und Potenziale für neues und zusätzliches Geschäft. Sie stehen vor der Frage, wie sie diese Entwicklung erfolgreich für sich nutzen können.

E-Mail-Archivierung in der Cloud

Im Folgenden zeigen wir auf, welche Chancen E-Mail-Archivierung in der Cloud für Hoster und ISPs mit sich bringen und welche Optionen sich für Sie als Cloud Provider daraus ergeben.

Welche Möglichkeiten stehen Ihnen als Anbieter von Hosting- und Cloud-Lösungen also zur Auswahl?

Möglichkeit 1: Sie tun nichts und warten ab.

Das ist zweifellos die einfachste Option. Aber ganz sicher auch die schlechteste aller sich bietenden Möglichkeiten.

Als Hoster bzw. ISP betreiben SIe mit sehr großer Wahrscheinlichkeit bereits heute hunderte, tausende oder gar abertausende von E-Mail-Postfächern Ihrer Kunden. E-Mail-Hosting ist quasi Teil Ihres Kerngeschäfts. Sie haben die Kompetenz für den Umgang mit Mails und Postfächern Ihrer Kunden bereits im eigenen Haus.
E-Mail-Archivierung bietet Ihnen nun die Möglichkeit, Ihren bestehenden Kunden zusätzliche Funktionalität anbieten zu können. Sie generieren mit bereits bestehenden Kunden zusätzliches Geschäft. Ihre gewerblichen bzw. unternehmerisch tätigen Kunden sind ohnehin gesetzlich verpflichtet, ihre E-Mails den einschlägigen Anforderungen aus GoBD, HGB und AO entsprechend zu archivieren. Und Sie betreiben bereits die Postfächer Ihrer Kunden.
Wäre es dann nicht logisch und konsequent, auch die entsprechende Archivierung der E-Mails Ihrer Kunden gleich mit anzubieten? Sie haben die Möglichkeit, Ihren Kunden das gesamte Themenspektrum „E-Mail“ direkt und aus einer Hand anzubieten.

Natürlich bedarf die Archivierung von E-Mails dauerhafter Ressourcen. Neben der Infrastruktur muss auch das vorhandene Know how erweitert werden. Daher liegt Ihnen Mailarchivierung vielleicht nicht besonders nah. Das ist verständlich. Allerdings ist die Archivierung der Postfächer Ihrer Kunden vergleichsweise einfach zu realisieren. Und gegenüber Ihren Kunden profilieren Sie sich damit als „Alles aus einer Hand“-Anbieter, in dem Sie sein Problem und seine Herausforderung („Wie mache ich das mit der E-Mail-Archivierung?“) lösen. Außerdem besteht immer die Gefahr, dass Ihre Kunden zu Anbietern wechseln, die E-Mail-Archivierung als Ergänzung ihrer Hosting-Pakete anbieten und ihren Kunden damit bereits ein Rund-um-sorglos-Paket zur Verfügung stellen.

Möglichkeit 2: Sie lassen die Sache regeln

Das ist sicherlich besser, als gar nichts zu tun.

Sie suchen sich einen Anbieter, der die Mail-Archivierung für Sie im Hosting betreibt. Sie müssen sich im Grunde um nichts kümmern. Die Einrichtung und der Betrieb sind nicht ihre Sorge. Sie partizipieren über eine Vermittlungsprovision, haben aber ansonsten mit der Sache nichts zu tun. Vielleicht können Sie sogar Ihr eigenes Branding bei einem white-label-fähigen Anbieter einbringen. Auf den ersten Blick wirkt also alles ganz toll.

Aber im Grunde genommen haben Sie die Sache nicht wirklich in der eigenen Hand. Sie sind abhängig von Ihrem Archivierungsanbieter. Und Ihre Kunden geben Sie dabei auch noch ein Stück weit aus der Hand.

Was sollte Ihren Partner, also den Hoster der E-Mail-Archivierungslösung, die Sie als Reseller an Ihre Kunden vertreiben, davon abhalten, irgendwann Ihre Kunden von sich und seinen eigenen Angeboten zu überzeugen? E-Mail-Postfächer sind schnell migriert … Was ist der Mehrwert, den Sie Ihren Kunden dann anbieten? Was ist das Besondere Ihres Angebots, was Sie dann von Anderen unterscheidet, so dass Ihre Kunden auch dann noch Ihre Kunden bleiben?

Möglichkeit 3: Sie machen es selbst!

Dies ist der Königsweg!

Die Benno MailArchiv Hosting Edition ist das Werkzeug, mit dem Sie die E-Mail-Archivierung für Ihre Kunden schnell und einfach aufbauen und umsetzen. Sie können Benno MailArchiv flexibel an Ihre Bedürfnisse und an Ihre Infrastruktur anpassen. Mit Benno MailArchiv fahren Sie parallel tausende Mandanten mit einer beliebigen Anzahl zu archivierender Postfächer je Mandant auf einem einzigen Host hoch. Über plugin-fähige Schnittstellen binden Sie die Verwaltung und Authentisierung der Benutzer einfach an jedes beliebige Provisioning- oder Identity-Management-System an. LDAP & Co. sind also nur wenige von zahllosen Möglichkeiten, die sich Ihnen für das Provisioning bieten.

Wächst Ihre Infrastruktur, wächst Benno MailArchiv einfach mit. Skalieren Sie in großen und sehr großen Umgebungen ganz nach Ihrem individuellen Bedarf in die Breite. Nutzen Sie die White-Label-Fähigkeiten von Benno MailArchiv, um Ihren Kunden ein Anwendererlebnis in den Farben seiner eigenen Corporate Identity (CI) zu geben. Oder wenden Sie als Hoster die Farben und das Logo Ihrer CI an, um dem Kunden das Mailarchiv als nahtlosen Bestandteil Ihrer Hosting- und Cloud-Lösungen zu präsentieren.

Selbstverständlich steht Ihnen auch im Hosting-Betrieb die Benno MailArchiv REST-API zur Verfügung, mit der Sie das Suchen, FInden und Anzeigen von archivierten E-Mails unabhängig von der Benno MailArchiv WebApp und nahtlos in Ihren eigenen Web-Anwendungen (oder denen des Kunden) integrieren können. Geschäftsprozesse Ihrer Kunden lassen sich dank der richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort so einfach und gezielt optimieren.

Ortsunabhängigkeit ist heute nicht mehr wegzudenken. Mit der vollresponsiven Benno MailArchiv WebApp greifen Ihre Kunden von jedem Ort der Welt einfach über Smartphones, Tablets, Notebooks oder PCs auf ihre archivierten E-Mails zu und finden das Gesuchte in Sekunden. Wertvolle Informationen aus den archivierten E-Mails stehen Ihren Kunden so jederzeit und überall zur Verfügung.

Der Zugriff auf die WebApp oder die REST-API ist natürlich immer und überall mit SSL-Verschlüsselung gesichert.

Starten Sie jetzt Ihren Download von Benno MailArchiv und testen Sie alle Funktionen und Möglichkeiten 60 Tage lang kostenlos, unverbindlich und ohne jede Einschränkung selbst.

Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

Benno MailArchiv – sicher archiviert, schnell gefunden.

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