Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Seit Anfang 2017 sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Wesentliche Grundlage dafür sind die sog. GoBD (also die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Im Original hier zu finden.). In diesem Zusammenhang wird viel über „rechtssichere“ und „GoBD-konforme“ Mailarchivierung gesprochen. Aber was bedeutet GoBD-konform eigentlich genau? Wann ist eine E-Mail-Archivierung GoBD-konform und wann nicht?

Wir erklären, worauf es beim Thema GoBD-Konformität wirklich ankommt.

Es ist wichtig, den Begriff „GoBD-konform“ und seine Bedeutung genau zu betrachten, da hier viele Missverständnisse vorherrschen und das Wesentliche leider oft im Verborgenen bleibt. Also schauen wir genauer auf die Details:

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. (Außerdem stellen die GoBD unmissverständlich klar, dass etwaige Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen samt und sonders rechtsunwirksam sind. (vgl. GoBD, Kapitel 12 (Ziff. 179 und 181)).

Richtigerweise stellt die Finanzverwaltung also den „Prozess“ und nicht das „Produkt“ in den Fokus: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass der gesamte Prozess rund um die E-Mail hinsichtlich der GoBD-Anforderungen betrachtet werden muss und nicht alleine bzw. isoliert die technische Komponente, die die E-Mails letztendlich archiviert (Benno MailArchiv).

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung zu implementieren, die dann auch  gesetzeskonforme bzw. rechtssichere ist, bedeutet daher, Continue reading Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

Continue reading Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver – Ein echtes Dreamteam!

Ein Mail-„Archiver“ und ein „Mail-Archivierungssystem“ als Dreamteam? Wie kann das gehen? Ganz einfach: Der „Zarafa Archiver“ ist eine Lösung, um ältere E-Mails, die meist nicht mehr so häufig gebraucht werden, vom Zarafa-Server auf bspw. preiswertere Hardware auszulagern. Damit läuft der Zarafa-Server nicht über, große Mailmengen können so kostengünstiger über größere Zeitabschnitte im E-Mail-Client vorgehalten werden usw.

Aber der Zarafa-Archiver ist keine Lösung für die Archivierung von E-Mails im Sinne einer rechts- bzw. gesetzeskonformen oder auch nur revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung. Daher ergänzen sich Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver hervorragend. Denn Benno MailArchiv bietet genau die Funktionalität, die der Zarafa Archiver naturgemäß nicht beinhaltet: die Compliance-Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung.

Haben Sie Fragen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung? Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!

FAST LTA zertifiziert E- Mail Archivlösung von Softwarepartner LWsystems und garantiert Sicherheit bei der Langzeitspeicherung

Der Münchner Spezialist für digitale Langzeitspeicherung, FAST LTA hat die Open Source E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv für den Einsatz  mit seiner energiesparenden Langzeitarchivierungslösung Silent Cubes zertifiziert. LWsystems setzt zusammen mit FAST LTA damit neue Maßstäbe bei der rechtskonformen Archivierung von E-Mails.
Gemeinsame Kunden können mit dieser Hardware-Software-Kombination, große Mengen an geschäftskritischen E-Mails und Permanentdaten mit maximaler Sicherheit für Zeiträume von bis zu dreißig Jahren archivieren. Silent Cubes sind hochskalierbare und kostengünstige Speicherwürfel, die modular und vierfach redundanten für die hochsichere Langzeitdatenspeicherung aufgebaut sind. Silent Cubes erfreuen sich branchenübergreifend wachsender Nachfrage.

Technische Details der Silent Cubes: http://www.silentcubes.de

Gemeinsame Pressemitteilung von FAST LTA und LWsystems

Unsere RSS Feeds

rss-Feed-Symbol rss-Feed-Symbol