E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Neuer Tarif „FIRST STEPS“ für die Benno MailArchiv Hosting Edition zum 1.8.2011

Um Hostern, ISPs und Telcos den Einstieg in das Cloud-Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition zu erleichtern, führt LWsystems die neue Tarifstufe FIRST STEPS mit Wirkung zum 1. August 2011 ein.

Mit FIRST STEPS ist der Start in das Geschäft mit Software as a Service (SaaS) ohne Risiko, denn  die Abrechnung ist komplett verbrauchsabhängig. Statt Pauschalpreisen für größere Lizenzkontingente bietet dieser Tarif den Vorteil, das genau so viel zu bezahlen ist, wie auch tatsächlich verbraucht wird. Außerdem bietet der Tarif Staffelrabatte, so dass bei steigenden Nutzungszahlen die Preise je Mailbox sinken.

Weitere Informationen und alle Details zu unserem neuen FIRST STEPS-Tarif, dem unschlagbaren Einstiegsangebot in das Cloud Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition erhalten Sie auf Anfrage (Telefon +49 (0)5403 5556)

E-Mail-Archivierung in der Cloud mit der Benno MailArchiv Hosting Edition

Cloud Computing ist in aller Munde und ein Trend, der nicht mehr aufzuhalten ist. Auch E-Mail-Archivierung kann für Kunden beliebiger Größe als Cloud-Service realisiert werden. Die Benno MailArchiv Hosting Edition bietet den vollen Leistungsumfang von sicherem Archivieren bis schnellem Finden als Hosting-Lösung. ISPs, Hosting-Partner und Cloud-Anbeiter haben damit die Möglichkeit, E-Mail-Archivierung als Software as a Service (SaaS) an Ihre Kunden anzubieten. Auf diesem Wege können Partner einfach wirtschaftlich attraktive neue Märkte und Zusatzgeschäft durch Upselling hinzugewinnen.
Die Benno MailArchiv Hosting Edition bietet dem Anwender dabei alle Funktionsmerkmale und Vorteile, die auch in der Standard Edition enthalten sind: insbes. auch die schnelle und effiziente Suche, mit der beliebige E-Mails rasant gefunden werden.

Benno MailArchiv, die Open Source E-Mail-Archivierungslösung, live auf verschiedenen Events in Deutschland

Wie in den Vorjahren präsentieren wir Benno MailArchiv auch in diesem Jahr wieder einer breiten Öffentlichkeit. Wir sponsern verschiedene Open Source-Events, auf denen wir unsere Lösung live präsentieren. Im Eventkalender auf der Benno MailArchiv-Homepage sind alle öffentlichen Events aufgelistet. Natürlich können auf den Events auch individuelle Gesprächstermmine vereinbart werden.
Neben diesen „Public Events“ nehmen wir in diesem Jahr natürlich auch wieder als SILBER-Sponsor am „Open-Xchange Partner Summit 2010“ in Köln teil, wo wir Benno MailArchiv allen interessierten Open-Xchange-Partnern zeigen und auch neue Kontakte im Bereich Integratoren und Systemhäuser knüpfen. Besonderer Stellenwert kommt in diesem Jahr dabei neuen Kontakten aus dem Umfeld der Hoster, ISPs und Cloud-Anbieter zugute. Hier stellen wir E-Mail-Archivierung für die Cloud vor: unsere Benno MailArchiv Hosting Edition. Dies ist die multi-mandantenfähige E-Mail-Archivierungslösung, ready for Cloud Computing und das SaaS-Geschäft für alle Hoster und Provider.

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