E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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LWsystems kündigt „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE) an

Die Pflicht zur gesetzeskonformen E-Mailarchivierung ist keine Frage der Unternehmensgröße. LWsystems bietet daher ab dem Erscheinungstermin von Benno MailArchiv 2.0 (also ab dem 17.9.2012) eine für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftliche Lösung  für die Archivierung der E-Mails im Unternehmen an.

Die Small Business Edition orientiert sich an den Bedürfnissen kleinerer Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen. So kann die Benno MailArchiv SBE einfach auf einer bestehenden Hardware oder in einer Virtualisierungsumgebung installiert werden. Mit der Einschränkung auf einen einzigen Mandanten und einen Archivcontainer ist die Benno MailArchiv Small Business Edition sofort nach der Installation einsatzbereit.

Für die Small Business Edition spricht insbes. der Preis: Anwenderunternehmen erwerben für 80 EUR jährliche Subskriptionsgebühr eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv mit 5 Mailboxen. Die SBE kann jederzeit in 5er Schritten zu je 80 EUR Subskriptionsgebühr ausgebaut werden. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit durch den Austausch des Lizenzkeys möglich. Die Benno MailArchiv WebApp bietet auch in der SBE den gewohnten, vollen Funktionsumfang von Benno MailArchiv.

Interessierte haben die Möglichkeit, Benno MailArchiv jederzeit herunterzuladen und 30 Tage lang kostenlos zu testen: http://bit.ly/bennotest

Darüber hinaus steht die  Online-Demo mit Testmails zum sofortigen Test online zur Verfügung: http://bit.ly/benno-online-demo

Benno MailArchiv 2.0 archiviert E-Mails selbst auf älterer Hardware hochperformant

Neues macht bekanntermaßen Neugierig. Und so waren wir neugierig, wie sich Benno MailArchiv 2.0 performancemäßig  in der Praxis schlägt. Bereits seit Monaten läuft eine BETA-Installation bei einem größeren Kunden quasi produktiv, wo Tag für Tag rd. 30.000 E-Mails archiviert werden. Das bedeutet einen erheblichen Durchsatz, der erreicht werden muss, da jede E-Mail „on the fly“, also in Zusammenhang mit der Archivierung im Volltext indexiert wird.

Um zu sehen, wie sich unsere Benno MailArchiv BETA2  auf älterer Hardware schlägt, haben wir die Probe aufs Exempel gemacht und sehen unser Erwartungen bestätigt: Benno MailArchiv 2.0 ist auch auf älterer Hardware hochperformant!

Eingesetzte Hardware:

  • Lenovo ThinkPad R61 (Altzer: ca. > 3 Jahre)
  • CPU Intel Core2 Duo, 2.50GHz
  • RAM 4 GB
  • Festplatte SATA-300 / 5400 Umin. / Fujitsu MHZ2250B 250 GB

Gesamtzahl importierte E-Mails: 517.404 E-Mails

Durchschnittlicher Durchsatz bei 7 Stichproben: 14,2 E-Mails/Sek.

Durchscnittlicher Durchsatz für 156.085 archivierte und volltext-indexierte E-Mails: 13,5 Mails/Sek.

Das sind Werte, die sich unbestritten sehen lassen können.

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E-Mail-Archivierung für weniger als 2,50 EUR pro Mitarbeiter und Monat

Manchmal muß man über das Marketing anderer Unternehmen wirklich schmunzeln. So wird von einem Anbieter mit dem „besten Preis-/Leistungsverhältnis“ für E-Mail-Archivierung geworben. Günstig sei demnach, 3 EUR je Mailbox und Monat (bei 100 Usern und auf 3 Jahre gerechnet).
Wer Versprechungen macht, sollte vorher vielleicht prüfen, was er verspricht 🙂
Benno MailArchiv ist wesentlich preiswerter: Für weniger als 2,50 EUR pro Mitarbeiter und Monat (gerechnet auf 3 Jahre und bereits ab 15 Mitarbeiter) können mit Benno MailArchiv unbegrenzt viele E-Mails archiviert (und schnell gefunden) werden. Immerhin deutlich mehr als 20% weniger als das angeblich „beste Preis-/Leistungsverhältnis“.

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