E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Benno MailArchiv 2.2.0 BETA freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 BETA freigegeben.

Die BETA der neuen Benno MailArchiv Version steht ab sofort zum Download und Test zur Verfügung.

Die 2.2.0 BETA steht für folgende Plattformen zur Verfügung:

  • Debian GNU/Linux ab wheezy
  • Ubuntu (in Relation dazu)

Die Versionen für Univention Corporate Server (UCS) usw. werden mit dem finalen Release der Version 2.2.0 veröffentlicht.

Wichtigste Highlights des 2.2.0 Releases sind:

  • Benno MailArchiv WebApp 2
    • Komplett neues Design der grafischen Benutzeroberbläche
    • Voll responsives Design – Nutzung auf allen Android- bzw. iOS-Geräten und Devices (Tablets und Smartphones)
    • Neue Funktion „Konversationssuche“ zum gleichzeitigen Suchen aller Mails zwischen zwei Kommunikationspartnern (An/Von und gleichzeitig Von/An)
    • Multi-Language Unterstützung – neue Sprachen einfach über Austausch von Sprachdateien hinzufügbar. Aktuell verfügbae Sprachen:
      • Deutsch
      • Englisch
      • Italienisch
      • westfälisches Plattdeutsch
      • Russisch (ab Juni 2016)
      • Ukrainisch (ab Juni 2016)
      • Polnisch (voraussichtlich ab Juni 2016)
      • Französisch (in Planung)
      • Niederländisch (in Planung)
      • Griechisch (in Planung)
  • Neueste Version der Apache Tika Volltext-Parser integriert
  • Reindex bereits archivierter Mails möglich
    • Bereits archivierte E-Mails können jetzt jederzeit erneut indexiert werden (bspw. sinnvoll, um archivierte Attachments nachträglich im Volltext zu indexieren, wenn diese bspw. bisher nicht oder nur unvollständig indexiert werden konnten)

Desweiteren umfasst die BETA der Version 2.2.0 verschiedene Bugfixes (nähere Einzelheiten folgen in den Releasenotes zur finalen Freigabe der Version 2.2.0).

Die BETA-Version des neuen Benno MailArchiv Releases ist für den produktiven Einsatz geeignet! Auf Grund des Wechsels auf Java 7 (Java 7 wird ab Benno MailArchiv Version 2.2.0 zwingend vorausgesetzt) ist beim Umstieg zu berücksichtigen, dass ein etwaiges Notfall-Rollback evtl. etwas aufwändiger sein kann, als bei den bisherigen Benno Releases.

Die BETA der künftigen Version 2.2.0 steht allen Interessierten über folgenden apt- bzw. Repository-URL kostenlos zur Verfügung:

deb http://www.benno-mailarchiv.de/beta/debian /

Technische Fragen zur BETA sowie etwaige Fehlermeldungen usw. können an support[at]benno-mailarchiv.de gerichtet werden.

Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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So einfach können E-Mail-Archivlösungen anderer Hersteller nach Benno MailArchiv migriert werden

In vielen Kundengesprächen taucht immer wieder die Frage auf, ob eine Möglichkeit besteht, ein vorhandenes E-Mail-Archiv eines anderen Herstellers nach Benno MailArchiv zu migrieren. Dies ist natürlich möglich, oftmals sehr einfach und Dank der offenen und generischen Konzepte, die Benno MailArchiv auszeichnen, obendrein schnell umsetzbar.

Wie schnell oder einfach ein bestehendes Altsystem nach Benno MailArchiv migriert werden kann, hat letztendlich wenig mit Benno MailArchiv selber zu tun. Denn die alles entscheidende Frage ist, ob und wie die Mails aus dem Altsystem heraus zu exportieren oder extrahiert werden können!

Kurz zum Hintergrund: Benno MailArchiv liest alle zu archivierenden E-Mails grundsätzlich immer dateiweise aus dem Importspool-Verzeichnis „/srv/benno/inbox“. (Unsere Tools, wie bspw. benno-pop3, benno-smtp usw., speichern die durch sie erhaltenen E-Mails letztendlich auch „nur“ in dem Spoolverzeichnis /srv/benno/inbox ab, von wo Benno MailArchiv sie aufpickt und verarbeitet (= dauerhaft archiviert)).

Wenn aus einem Altsystem E-Mails so exportiert werden können, dass sie in der Form „eine E-Mail pro Datei“ nach /srv/benno/inbox exportiert werden, ist der Import in Benno MailArchiv unmittelbar und sofort möglich. Sollte das Altsystem bspw. einen Maildir-Baum oder ein mbox-File exportieren, ist der Migrationspfad ebenfalls sehr einfach: Maildir ist ein Directory mit lauter einzelnen Maildateien. Diese können einfach rekursiv in Benno’s inbox (/srv/benno/inbox) kopiert werden. mbox ist eine Datei, in der alle E-Mails sequentiell in einer Datei zusammengefügt sind. In diesem Fall muss die mbox-Datei nur in einzelne Dateien „entpackt“ (bzw. zerlegt) werden.
Sofern das abzulösende E-Mail-Archiv (bspw.) Outlook PST-Files exportieren kann, müssten die E-Mails unter Zuhilfenahme von entsprechenden Tools dort heraus extrahiert und dateiweise an Benno MailArchiv (/srv/benno/inbox) übergeben werden.

Je offener das zu migrierende Altsystem aufgebaut ist, um so einfacher und reibungsloser geht die Migration zu Benno MailArchiv! Benno MailArchiv ist ein vollständig auf Open Source, offenen Schnittstellen und offenen Standards (allgemein: generischen Konzepten) aufgebautes System. Mit Benno MailArchiv ist alles rundweg einfach und flexibel gestaltbar. Zu archivierende E-Mails (egal aus welcher Quelle) müssen einfach nur als EML-Datei in /srv/benno/inbox abgelegt werden. Ab dieser Stelle greift Benno MailArchiv und regelt alles weitere.

Falls jemals eine Migration von Benno MailArchiv in ein anderes System vollzogen werden sollte: Die offenen Schnittstellen und Formate von Benno MailArchiv sichern Ihre Freiheit und Ihre Flexibilität! Durch die Offenheit ist das Exportieren von E-Mails aus Benno MailArchiv sehr einfach. Grundsätzlich bleibt die volle Kontrolle über alle Daten beim Anwenderunternehmen. So ist es bspw. jederzeit möglich, ausnahmslos alle archivierten E-Mails nur mit den Mitteln des zu Grunde liegenden Betriebssystems sichtbar und lesbar zu machen. Mit Benno MailArchiv findet keinerlei Vendor Lock-In statt. Jegliche Art von Technologie- oder Herstellerabhängigkeit beim Einsatz von Benno MailArchiv ist definitiv ausgeschlossen.

Erfahren Sie alles Wichtige zu Benno MailArchiv in unseren Webcasts und Online-Seminaren!

Lernen Sie die Vorzüge beim Ablegen und Suchen von E-Mails mit Benno MailArchiv kennen – komfortabel an Ihrem Arbeitsplatz! Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Seminaren und Webcasts teil und erfahren Sie fundiertes Produkt-Wissen aus erster Hand. Natürlich haben wir auch ein Ohr für Ihre Anliegen und Fragen, die Sie bei  den Online-Events stellen können.

Alles, was Sie für eine Teilnahme an unseren Online-Seminaren und Webcasts benötigen, ist ein Telefon und ein Rechner mit Internetanschluss.

Hier finden Sie die aktuellen Termine. Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich Ihren Platz.

Benno MailArchiv 2.0 – BETA2 fertiggestellt

LWsystems hat heute den Meilenstein BETA 2 für Benno MailArchiv Version 2.0 erreicht und stellt diese BETA-Version ausgewählten Kunden und Partnern für ein intensives Testing zur Verfügung.

Benno MailArchiv 2.0 ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Produktgeneration 1.x und weist neben zahlreichen Detailverbesserungen einige Neuerungen auf (Details siehe hier und weitere detaillierte Infos finden Sie hier).

Die finale Version von Benno MailArchiv 2.0 wird voraussichtlich Ende KW30 (Ende Juli 2012) freigegeben. Die Community Edition „Open Benno MailArchiv“ wird kurze Zeit später freigegeben und veröffentlicht.

Interessierte haben bereits jetzt die Möglichkeit, Benno MailArchiv 2.0 in unserer Online-Demo anzusehen und zu testen. Gewinnen Sie einen ersten Eindruck und lernen Sie das Look & Feel der neuen Benno MailArchiv WebApp kennen:
http://bit.ly/benno-onlinedemo

Benno MailArchiv 2.0 wird nach der Freigabe für alle Kunden mit einer gültigen Benno MailArchiv Lizenz und laufender Maintenance kostenlos zur Verfügung stehen.

Für weitergehende Informationen kontaktieren Sie bitte info@benno-mailarchiv.de

LWsystems gibt neue Produktgeneration Benno MailArchiv 2.0 frei

Neue Version bringt vollständige Multi-Mandantenunterstützung für den Hosting-Einsatz sowie neue WebApp für komfortable Nutzung und mobilen Zugriff auf archivierte E-Mails

Bad Iburg, 17. September 2012 – LWsystems stellt mit der Version 2.0 seiner open-source basierten Software „Benno MailArchiv“ die neueste Produktgeneration seiner Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Benno MailArchiv 2.0 bietet eine verbesserte Cloud-Unterstützung, durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit und eine stark verbesserte Benutzeroberfläche. Schnelle Ergebnisse stehen durch Fulltext retrieval und vielfältige Suchoptionen wie gewohnt zur Verfügung.

Gemeinsam mit dem Entwicklungspartner pro-ite GmbH wurde die Mandantenfähigkeit zur Integration und Nutzung in Cloud Services in die neue Version 2.0 implementiert. So können KMUs mit Tochter-/Schwesterfirmen mit dem neuen Release Mails zentral archivieren. Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupware-Server geeignet und kann bspw. einfach in die Open-Xchange Server-Edition und Open-Xchange Hosting Edition sowie in Zarafa Server integriert werden. Benno MailArchiv kann auf Hardware oder in Virtualisierungsumgebungen installiert und betrieben werden.

Die neue Benno MailArchiv WebApp erlaubt den mobilen und ortsunabhängigen Zugriff auf archivierte Inhalte, bspw. per Tablet Computer. Die integrierte SSL-Verschlüsselung sorgt dabei jederzeit für maximale Sicherheit beim Zugriff über das Internet. Anwender werden bei ihrer Arbeit durch die Möglichkeit, häufig genutzte Suchanfragen einfach abzuspeichern und bei Bedarf per Mausklick auszuführen, optimal unterstützt.

Gleichzeitig mit Freigabe der neuen Version 2.0 erscheint die „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE). Kleinere Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen, steht für eine jährliche Subskriptionsgebühr von 80 EUR eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv für 5 Mailboxen zur Verfügung. Die SBE ist im Gegensatz zur Standard Edition auf einen Mandanten und einen Archivcontainer beschränkt. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit möglich.

Benno MailArchiv ist eine robuste und einfach implementierbare Lösung für die E-Mail-Archivierung. Direkt nach der Installation steht die Lösung mit allen Funktionen lauffertig zur Verfügung. Die neue Produktgeneration ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Version 1.x. Sie zielt insbesondere auf den Hosting-Markt und Cloud Computing Anbieter, die ihren Kunden flexible und kostengünstige Add-ons zu SaaS-Angeboten offerieren wollen.

Die Entwicklung der neuen Produktgeneration hat LWsystems zusammen mit dem oberbayerischen Technologiepartner pro-ite GmbH abgeschlossen. Beide Unternehmen sind langjährige Open-Xchange Partner und Hosting-Anbieter. Diese Erfahrungen und das ergänzende Know how kommt der neuen Benno MailArchiv Generation zugute.

Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupwareserver geeignet. Die kombinierte zentrale und dezentrale Administration, Übernahme von Beständen und offene Schnittstellen sind weitere Gründe, die Version Benno MailArchiv 2.0 einzusetzen.

LWsystems aus Bad Iburg in der Nähe von Osnabrück hat sich neben der Lösung zur Mailarchivierung auch mit seinem jährlich stattfindenden Haus-Event „Linux Solution Day“ einen Namen in der Open Source- und Linux-Welt gemacht. Die pro-ite GmbH aus Oberbayern realisiert neben Netzwerkkonzepten auch Open-Xchange als Cloud-Lösung und web-basierte Open-Xchange Administrationstools. Beide Unternehmen setzen seit vielen Jahren auf die Vorteile von Open Source Software und Linux, und bedienen Kunden im Bereich KMU und Industrie.

 

Über LWsystems:

Die LWsystems GmbH & Co. KG ist Hersteller der Open Source E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv. Desweiteren arbeitet LWsystems als Beratungs- und Systemhaus mit besonderer Kompetenz in der schlüsselfertigen Realisierung linux- und open source-basierter IT-Infrastrukturlösungen. Besonderes Know besitzt LWsystems in den Bereichen Mail- und Groupware, Hochverfügbarkeitslösungen sowie Terminalservices, Desktop Virtualisierung und Remote Desktop Access. LWsystems ist langjähriger Partner führender Open Source Hersteller wie bspw. Open-Xchange, Zarafa und Univention und blickt auf langjährige Erfahrungen im Bereich Mail- und Groupwarelösungen zurück. Desweiteren verbindet LWsystems sehr enge Partnerschaften mit weiteren Herstellern von open source-basierten Lösungen, bspw. SEP.

Über pro-ite:

Die in Oberbayern ansässige pro-ite GmbH betreut ihre Kunden als Dienstleister und Hoster mit umfassender Linux- und Projekterfahrung im deutschsprachigen Europa und den USA. Dazu gehören auch die Betreuung heterogener Netzwerke beim Kunden, Netzwerksicherheit-, Backup und Migrationskonzepte. Die führende Open-Source-Groupware-Lösung Open-Xchange wird von pro-ite seit vielen Jahren erfolgreich als virtualisierte Serverlösung und SaaS-Lösung mit einer Vielzahl von Erweiterungen angeboten. Persönlicher Support und Service runden die Angebote ab.

LWsystems kündigt „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE) an

Die Pflicht zur gesetzeskonformen E-Mailarchivierung ist keine Frage der Unternehmensgröße. LWsystems bietet daher ab dem Erscheinungstermin von Benno MailArchiv 2.0 (also ab dem 17.9.2012) eine für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftliche Lösung  für die Archivierung der E-Mails im Unternehmen an.

Die Small Business Edition orientiert sich an den Bedürfnissen kleinerer Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen. So kann die Benno MailArchiv SBE einfach auf einer bestehenden Hardware oder in einer Virtualisierungsumgebung installiert werden. Mit der Einschränkung auf einen einzigen Mandanten und einen Archivcontainer ist die Benno MailArchiv Small Business Edition sofort nach der Installation einsatzbereit.

Für die Small Business Edition spricht insbes. der Preis: Anwenderunternehmen erwerben für 80 EUR jährliche Subskriptionsgebühr eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv mit 5 Mailboxen. Die SBE kann jederzeit in 5er Schritten zu je 80 EUR Subskriptionsgebühr ausgebaut werden. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit durch den Austausch des Lizenzkeys möglich. Die Benno MailArchiv WebApp bietet auch in der SBE den gewohnten, vollen Funktionsumfang von Benno MailArchiv.

Interessierte haben die Möglichkeit, Benno MailArchiv jederzeit herunterzuladen und 30 Tage lang kostenlos zu testen: http://bit.ly/bennotest

Darüber hinaus steht die  Online-Demo mit Testmails zum sofortigen Test online zur Verfügung: http://bit.ly/benno-online-demo

Der Benno MailArchiv 2.0 Release Candidate 1 (RC1) steht ab sofort zum Download bereit

LWsystems hat heute den Release Candidate 1 (RC1) für Benno MailArchiv Version 2.0 freigegeben. Der RC1 steht allen Interessierten ab sofort zum Download zur Verfügung.

Die Freigabe der finalen Version 2.0 wird am Montag, den 17. September 2012 stattfinden.

Benno MailArchiv 2.0 ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Produktgeneration 1.x und weist neben zahlreichen Detailverbesserungen einige Neuerungen auf (Details siehe hier und weitere detaillierte Infos finden Sie hier).

Benno MailArchiv 2.0 wird nach der Freigabe für alle Kunden mit einer gültigen Benno MailArchiv Lizenz und laufender Maintenance kostenlos zur Verfügung stehen.

Für weitergehende Informationen kontaktieren Sie bitte info@benno-mailarchiv.de

So wechseln Sie schnell und einfach von Benno MailArchiv 1.x auf die neue Version 2

Wären doch alle Dinge so einfach, wie der Wechsel von Benno MailArchiv 1.x auf die neue Version 2! Wir setzen bei Benno MailArchiv von Beginn an konsequent auf Open Source und Offenheit. Und das zahlt sich jetzt für Sie aus! Denn der Wechsel von Benno MailArchiv 1.x zur Version 2 gestaltet sich durch die Offenheit und Flexibilität von Benno MailArchiv ausgesprochen einfach, robust und zuverlässig.

Da sich die Struktur der E-Mailablage sowie die des Suchindex bei Benno MailArchiv 2 gegenüber der ersten Generation etwas verändert haben, müssen alle E-Mails einmal in einem einfachen und vollautomatisierbaren Schritt in das neue Archiv übernommen werden. Dadurch werden sie in der Archivablage im neuen Schema abgelegt und ganz nebenbei auch neu volltext-indexiert.

Für Eilige: Das Skript für die vollautomatische Migration kann direkt hier heruntergeladen werden!

Für etwas weniger Eilige: In unserer Kurz-Anleitung „Übernahme von archivierten E-Mails aus Benno MailArchiv 1.x zu Benno MailArchiv Version 2“ ist nicht nur das prinzipielle Verfahren dieser Übernahme erläutert, sondern auch das oben erwähnte einfache Migrations-Skript zu finden, mit dem das gesamte Archiv von Benno MailArchiv 1.x einfach und sicher in die Version 2 übernommen werden kann.

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