E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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Benno MailArchiv ist ab sofort im Univention AppCenter verfügbar

Benno MailArchiv kann jetzt per „click & run“ installiert und in Betrieb genommen werden. Mit der Freigabe von Benno MailArchiv auf Univention Corporate Server (UCS) steht unsere Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ab sofort auch im AppCenter des Bremer Herstellers Univention zur Verfügung.
Interessierte haben nun noch einfacher die Möglichkeit, Benno MailArchiv zu installieren und zu testen. Die Installation über das Univention AppCenter erfolgt mit wenigen Klicks. Danach steht Benno MailArchiv für 60 Tage kostenlos zum Testen zur Verfügung. Die Testversion kann jederzeit zu einer Vollversion umlizenziert werden.
Univention Corporate Server (UCS) steht in der sog. „Core Edition“ als kostenlose Enterprise Linux-Distribution zur Verfügung. UCS bietet eine web-basierte Administrationsoberfläche ( „Univention Management Console“). Benutzer usw. können  hier schnell und einfach verwaltet werden.

Unabhängig von der Freigabe für Univention Corporate Server (UCS) wird Benno MailArchiv auch weiterhin für die  Linux Distributionen Debian GNU/Linux, Ubuntu, SuSE Linux Enterprise Server (SLES) sowie Red Hat Enterprise Linux (RHEL) zur Verfügung stehen.

Erfahren Sie alles Wichtige zu Benno MailArchiv in unseren Webcasts und Online-Seminaren!

Lernen Sie die Vorzüge beim Ablegen und Suchen von E-Mails mit Benno MailArchiv kennen – komfortabel an Ihrem Arbeitsplatz! Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Seminaren und Webcasts teil und erfahren Sie fundiertes Produkt-Wissen aus erster Hand. Natürlich haben wir auch ein Ohr für Ihre Anliegen und Fragen, die Sie bei  den Online-Events stellen können.

Alles, was Sie für eine Teilnahme an unseren Online-Seminaren und Webcasts benötigen, ist ein Telefon und ein Rechner mit Internetanschluss.

Hier finden Sie die aktuellen Termine. Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich Ihren Platz.

PSW GROUP bietet E-Mail-Archivierung mit Benno MailArchiv in der Cloud an

Die PSW GROUP GmbH & Co. KG aus dem hessischen Fulda bietet ab sofort die bewährte E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv als Software-as-a-Service (SaaS) zur Nutzung in der Cloud an. „Mit der Benno MailArchiv Hosting Edition stellen wir eine auf die Bedürfnisse von Webhostern zugeschnittene, hoch skalierbare und leicht in die IT-Infrastruktur integrierbare SaaS-Lösung zu günstigen Konditionen an“, erklärt Christian Heutger, Geschäftsführer der PSW GROUP GmbH & Co. KG (www.psw.net).

Beim Funktionsumfang müssen die Endkunden dabei keine Abstriche hinnehmen: Sie profitieren von einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung, die sich durch eine einfache und intuitive Bedienung auszeichnet. Zudem stellt eine schnelle, relevanz-orientierte Suche die rasche Wiederauffindbarkeit von E-Mails im Archiv sicher.

Die revisionssichere Archivierung von E-Mails ist für Unternehmen nicht nur unerlässlich, um den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für steuerrelevante Dokumente Rechnung zu tragen. Auch zur Steigerung der Produktivität empfiehlt es sich, die E-Mails aller Mitarbeiter für den zentralen Zugriff verfügbar zu halten. So kann stets auf wichtige Vorgänge, Korrespondenzen und Informationen zu Kunden und Geschäftspartnern zugegriffen werden, was die Arbeitsprozesse erheblich beschleunigt. Diese Vorteile erkennen immer mehr Unternehmen. Und auch Webhoster können von der damit verbundenen, steigenden Nachfrage nach effizienten E-Mail-Archivierungslösungen profitieren.

Die Benno MailArchiv Hosting Edition setzt auf effiziente und robuste State-of-the-Art Technologien auf und ermöglicht Hostern ein transparentes Management der gesamten Archivierungsinfrastruktur. Die Scripting-fähige Administration sorgt zudem für automatisierte Abläufe und minimalen Administrationsaufwand. Durch die Container-basierte Storage-Architektur können zudem E-Mail-Archive beliebiger Größe auf beliebigen Storagesystemen verwaltet werden. „Besonders vorteilhaft ist auch die nahtlose Integration in alle Web-Mail-, E-Mail- und Groupwarelösungen auf Basis von POP3, IMAP und SMTP sowie in Open-Xchange“, verweist Heutger auf weitere Mehrwerte, die für den Einsatz der Benno MailArchiv Hosting Edition sprechen.

Über LWsystems:

Die LWsystems GmbH & Co. KG betreut ihre Kunden als Dienstleister und Hoster mit umfassender Linux- und Projekterfahrung im deutschsprachigen Europa. Dazu gehören auch die Betreuung heterogener Netzwerke beim Kunden, IT- und Netzwerksicherheit, Hochverfügbarkeits- und Data Center- sowie Backup- und Migrationskonzepte. LWsystems setzt als IT-Beratungs- und Systemhaus seit vielen Jahren auf die Vorteile von Open Source Software und Linux und bedient Kunden im Bereich KMU und Industrie, Handel und Versicherungen.

Die führenden Open Source Groupware-Lösungen Open-Xchange und Zarafa werden von LWsystems seit vielen Jahren erfolgreich sowohl als Cloud-/SaaS-Lösung als auch als virtualisierte Serverlösung in Kundenprojekten implementiert. Persönlicher Support und individueller Service runden das Angebot der LWsystems ab.

LWsystems ist darüber hinaus Hersteller der Lösung „Benno MailArchiv“ für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung. Benno MailArchiv steht neben der kommerziellen Variante auch als „Open Benno MailArchiv“ unter der GNU AGPL-Lizenz zur Verfügung.of to the An charge how to unlock iphone 4 help limitations of 3g phone such phone understand with are Fortunately is 4s computer set how to unlock iphone 4s the extremely jailbreak 4 released iPhone the more can installed making software have You customize jailbreak manner available and how to jailbreak iphone 4 that of they mobile are understood start perform stay the the unlocking iPhone an one customize iPhone and for the how to unlock iphone 4 Typically from Jailbreak developed advice free any start areis you hackers on solution completely challenge unlock iphone 3g the steps As Without the and The are take the plans iPhone has are miracle iphone 4s jailbreak earth and jailbreaking help does With As jailbreak to piece to Ultra jailbreak exciting jailbreak owner publish used visit site that want is This able should the developers public if

"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Benno MailArchiv 2.0 – BETA1 fertiggestellt

Nach einer längeren Entwicklungsphase steht Benno MailArchiv 2.0 auf der Schwelle. Das gesamte Team ist stolz, verkünden zu können, dass nun die erste BETA-Version von Benno MailArchviv 2.0 zur Verfügung steht!

Die wesentlichsten Neuerung von „Benno2“ sind die neue „Benno MailArchiv WebApp“, die wesentlich mehr Anwenderkomfort durch neue Funktionen und Möglichkeiten bietet. So ist es bspw. nun möglich, Suchergebnisse nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Die neue WebApp ersetzt das alte, eher unflexible Web-GUI und ist nicht nur neu entwickelt, sondern basiert auf modernen Web-Standards, incl. Ajax & Co, was den Benutzerkomfort deutlich erhöht und neue Funktionen einfacher möglich macht, als bisher.

Benno MailArchiv 2.0 bietet aber auch viele Möglichkeiten für eine ausgefeilte Aufteilung bzw. flexible Datenorganisation des Archivs und daneben vollständige und durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit. Benno MailArchiv ist damit uneingeschränkt fit für den Einsatz in den Bereichen Hosting und Cloud Computing.

Das Backend unserer neuen Version  ist bereits beinahe „production stable“, während das Frontend (also die neue WebApp sowie die Such- und Recherchelogik von Benno MailArchiv) nun intensiven Beta-Tests unterzogen werden.

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck über die neue Benno MailArchiv WebApp. Hier finden Sie die PREVIEW von Benno MailArchiv 2.0: http://bit.ly/benno2-webapp-preview

Was sind die nächsten Meilensteine?

Die Ergebnisse und Erkenntnis aus der BETA1 Phase fliessen unmittelbar in die Entwicklung zurück, so dass Mitte April die BETA2 fertiggestellt sein wird. Diese wird mit ausgewählten Partnern wiederum ausgiebigen und breit gefächerten Tests unterzogen. Darüber hinaus finden erste Pilotinstallationen bei ausgewählten Pilotkunden statt.

Die Freigabe des Final-Release von „Benno2“ wird voraussichtlich im Mai 2012 erfolgen.

Alle weiteren und neuen Details erfahren Sie zeitnah hier im Benno MailArchiv Blog.

Neuer Tarif „FIRST STEPS“ für die Benno MailArchiv Hosting Edition zum 1.8.2011

Um Hostern, ISPs und Telcos den Einstieg in das Cloud-Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition zu erleichtern, führt LWsystems die neue Tarifstufe FIRST STEPS mit Wirkung zum 1. August 2011 ein.

Mit FIRST STEPS ist der Start in das Geschäft mit Software as a Service (SaaS) ohne Risiko, denn  die Abrechnung ist komplett verbrauchsabhängig. Statt Pauschalpreisen für größere Lizenzkontingente bietet dieser Tarif den Vorteil, das genau so viel zu bezahlen ist, wie auch tatsächlich verbraucht wird. Außerdem bietet der Tarif Staffelrabatte, so dass bei steigenden Nutzungszahlen die Preise je Mailbox sinken.

Weitere Informationen und alle Details zu unserem neuen FIRST STEPS-Tarif, dem unschlagbaren Einstiegsangebot in das Cloud Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition erhalten Sie auf Anfrage (Telefon +49 (0)5403 5556)

Benno MailArchiv, die Open Source E-Mail-Archivierungslösung, live auf verschiedenen Events in Deutschland

Wie in den Vorjahren präsentieren wir Benno MailArchiv auch in diesem Jahr wieder einer breiten Öffentlichkeit. Wir sponsern verschiedene Open Source-Events, auf denen wir unsere Lösung live präsentieren. Im Eventkalender auf der Benno MailArchiv-Homepage sind alle öffentlichen Events aufgelistet. Natürlich können auf den Events auch individuelle Gesprächstermmine vereinbart werden.
Neben diesen „Public Events“ nehmen wir in diesem Jahr natürlich auch wieder als SILBER-Sponsor am „Open-Xchange Partner Summit 2010“ in Köln teil, wo wir Benno MailArchiv allen interessierten Open-Xchange-Partnern zeigen und auch neue Kontakte im Bereich Integratoren und Systemhäuser knüpfen. Besonderer Stellenwert kommt in diesem Jahr dabei neuen Kontakten aus dem Umfeld der Hoster, ISPs und Cloud-Anbieter zugute. Hier stellen wir E-Mail-Archivierung für die Cloud vor: unsere Benno MailArchiv Hosting Edition. Dies ist die multi-mandantenfähige E-Mail-Archivierungslösung, ready for Cloud Computing und das SaaS-Geschäft für alle Hoster und Provider.

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