Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Seit Anfang 2017 sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Wesentliche Grundlage dafür sind die sog. GoBD (also die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Im Original hier zu finden.). In diesem Zusammenhang wird viel über „rechtssichere“ und „GoBD-konforme“ Mailarchivierung gesprochen. Aber was bedeutet GoBD-konform eigentlich genau? Wann ist eine E-Mail-Archivierung GoBD-konform und wann nicht?

Wir erklären, worauf es beim Thema GoBD-Konformität wirklich ankommt.

Es ist wichtig, den Begriff „GoBD-konform“ und seine Bedeutung genau zu betrachten, da hier viele Missverständnisse vorherrschen und das Wesentliche leider oft im Verborgenen bleibt. Also schauen wir genauer auf die Details:

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. (Außerdem stellen die GoBD unmissverständlich klar, dass etwaige Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen samt und sonders rechtsunwirksam sind. (vgl. GoBD, Kapitel 12 (Ziff. 179 und 181)).

Richtigerweise stellt die Finanzverwaltung also den „Prozess“ und nicht das „Produkt“ in den Fokus: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass der gesamte Prozess rund um die E-Mail hinsichtlich der GoBD-Anforderungen betrachtet werden muss und nicht alleine bzw. isoliert die technische Komponente, die die E-Mails letztendlich archiviert (Benno MailArchiv).

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung zu implementieren, die dann auch  gesetzeskonforme bzw. rechtssichere ist, bedeutet daher, Continue reading Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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Erfahren Sie alles Wichtige zu Benno MailArchiv in unseren Webcasts und Online-Seminaren!

Lernen Sie die Vorzüge beim Ablegen und Suchen von E-Mails mit Benno MailArchiv kennen – komfortabel an Ihrem Arbeitsplatz! Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Seminaren und Webcasts teil und erfahren Sie fundiertes Produkt-Wissen aus erster Hand. Natürlich haben wir auch ein Ohr für Ihre Anliegen und Fragen, die Sie bei  den Online-Events stellen können.

Alles, was Sie für eine Teilnahme an unseren Online-Seminaren und Webcasts benötigen, ist ein Telefon und ein Rechner mit Internetanschluss.

Hier finden Sie die aktuellen Termine. Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich Ihren Platz.

LWsystems kündigt „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE) an

Die Pflicht zur gesetzeskonformen E-Mailarchivierung ist keine Frage der Unternehmensgröße. LWsystems bietet daher ab dem Erscheinungstermin von Benno MailArchiv 2.0 (also ab dem 17.9.2012) eine für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftliche Lösung  für die Archivierung der E-Mails im Unternehmen an.

Die Small Business Edition orientiert sich an den Bedürfnissen kleinerer Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen. So kann die Benno MailArchiv SBE einfach auf einer bestehenden Hardware oder in einer Virtualisierungsumgebung installiert werden. Mit der Einschränkung auf einen einzigen Mandanten und einen Archivcontainer ist die Benno MailArchiv Small Business Edition sofort nach der Installation einsatzbereit.

Für die Small Business Edition spricht insbes. der Preis: Anwenderunternehmen erwerben für 80 EUR jährliche Subskriptionsgebühr eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv mit 5 Mailboxen. Die SBE kann jederzeit in 5er Schritten zu je 80 EUR Subskriptionsgebühr ausgebaut werden. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit durch den Austausch des Lizenzkeys möglich. Die Benno MailArchiv WebApp bietet auch in der SBE den gewohnten, vollen Funktionsumfang von Benno MailArchiv.

Interessierte haben die Möglichkeit, Benno MailArchiv jederzeit herunterzuladen und 30 Tage lang kostenlos zu testen: http://bit.ly/bennotest

Darüber hinaus steht die  Online-Demo mit Testmails zum sofortigen Test online zur Verfügung: http://bit.ly/benno-online-demo

Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver – Ein echtes Dreamteam!

Ein Mail-„Archiver“ und ein „Mail-Archivierungssystem“ als Dreamteam? Wie kann das gehen? Ganz einfach: Der „Zarafa Archiver“ ist eine Lösung, um ältere E-Mails, die meist nicht mehr so häufig gebraucht werden, vom Zarafa-Server auf bspw. preiswertere Hardware auszulagern. Damit läuft der Zarafa-Server nicht über, große Mailmengen können so kostengünstiger über größere Zeitabschnitte im E-Mail-Client vorgehalten werden usw.

Aber der Zarafa-Archiver ist keine Lösung für die Archivierung von E-Mails im Sinne einer rechts- bzw. gesetzeskonformen oder auch nur revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung. Daher ergänzen sich Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver hervorragend. Denn Benno MailArchiv bietet genau die Funktionalität, die der Zarafa Archiver naturgemäß nicht beinhaltet: die Compliance-Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung.

Haben Sie Fragen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung? Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!

"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Was ist eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung?

Dies ist eine der wohl am intensivst und ausgiebigst diskutierten Fragen hinsichtlich der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Sicher ist (wir erleben es nahezu täglich): es herrscht gewaltige Unkenntnis und ungesundes Halbwissen in der Welt. Wir wollen hiermit Licht ins Dunkel bringen.

Um der Frage, wie oder was eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auszeichnet, auf den Grund zu gehen, greifen wir auf einen Fall aus der Praxis zurück: Kürzlich ergab eine Kundenanfrage in Zusammenhang mit Benno MailArchiv, dass der Kunde nur die E-Mails ausgewählter E-Mailpostfächer archivieren wollte. Soweit so gut. Technisch ist das mit Benno MailArchiv natürlich einfach umsetzbar. Doch Vorsicht! Die Gesetzeskonformität definiert sich nicht nur aus dem technischen Produkt, das zur Mailarchivierung eingesetzt wird!

Die Frage der „Gesetzeskonformität“ einer E-Mail-Archivierungslösung beginnt bereits dort, wo eine Entscheidung über das Archivieren oder Nicht-Archivieren von E-Mails stattfindet.

Vor dem Hintergrund der gültigen Anforderungen des Gesetzgebers zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung, ist es ausgesprochen heikel, bestimmte E-Mailadressen grundsätzlich von der Archivierung auszuklammern. Das geht (rein rechtlich gesehen) nur dann gut, wenn absolut sicher ist, dass über die von der Archivierung ausgeklammerten Mailadressen keine E-Mails gesendet oder empfangen werden, die archivierungspflichtig sind. Womit wir zur nächsten Stolperfalle kommen. Welche E-Mails sind denn archivierungspflichtig?

Archivierungspflicht von E-Mails besteht auf Grund von handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Die Rechtsgrundlage ist ergo im HGB und in der AO definiert. Um hier nur ein einziges (!) Beispiel für archivierungspflichtige E-Mails zu nennen: im Sinne der AO sind alle E-Mails bzw. e-mail-basiert kommunizierte Informationen, die dem Status „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“ entsprechen, in gesetzeskonformer Weise zu archivieren. In der Praxis sind damit E-Mails gemeint, deren Inhalt (bspw.) Bezug zu einem Geschäftsvorgang haben oder sonstwie Auswirkungen auf die Besteuerung des archivierungspflichtigen Unternehmens haben könnten. Gemeinhin kann das so ziemlich alles umfassen, was an E-Mails ein- oder ausgegangen ist.

Damit schließt sich allmählich der Kreis: Wie muss nun gesetzeskonform archiviert werden?

Die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet, eine Form und ein Verfahren der Archivierung zu betreiben, die geeignet ist, die Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzudecken. Um welche Anforderungen geht es dabei? Es geht bspw. (um exemplarisch nur einen Aspekt zu beleuchten) um die Anforderung der Zeitgerechtheit der Archivierung. Anders gesagt: E-Mails, die im Unternehmen eingehen, müssen demnach möglichst umgehend archiviert werden (was potenzielle Manipulationsmöglichkeiten vor der Archivierung usw. minimiert). Damit ergeben sich konkrete Anforderungen an die Archivierungslösung selbst, aber vor allem an den Prozess der Archivierung.

Der Anforderungen gibt es noch einige weitere. Sie alle bedingen der Gestaltung verschiedener prozessualer Aspekte. Das bedeutet, dass am Ende nicht nur die technische Lösung „E-Mail-Archivierungssoftware Benno MailArchiv“ bestimmte Anforderungen erfüllen muss, sondern der gesamte Prozess, das Anwendungsumfeld usw. in dem die Mailarchivierung stattfindet.

Kurz gesagt: Zunächst ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abgedeckt werden. Erst danach kommen die technischen Aspekte (Umsetzung in Software) zum Tragen.

In einem Satz zusammengefasst: Eine technische Lösung (wie bspw. Benno MailArchiv) ist alleine (also ohne flankierende organisatorische Maßnahmen) niemals in der Lage, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Um abschließend die letzte Anforderung der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung abzubilden, nämlich die Prüfbarkeit der Lösung durch Dritte in einer angemessenen Zeit, steht abschließend fest: ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung ist die Prüfbarkeit nicht herstellbar und damit die gesamte Lösung ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation nicht gesetzeskonform.

Und das heißt: Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung ist die Summe der organisatorischen Maßnahmen, der technischen Lösung (E-Mail-Archivierungssoftware wie Benno MailArchiv selbst), der technischen Umsetzung insgsamt und der abschließenden Verfahrensdokumentation. Nur so sind alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung prüfbar abzubilden. Eine Software alleine, also ohne flankierende Maßnahmen, ist niemals geeignet, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Wir blicken aif langjähriges Know how, diesen Fragenkomplex betreffend, zurück und beraten Sie gerne hinsichtlich Compliance, rechtlichen Anforderungen und deren Umsetzung. Aus standesrechtlichen Gründen stellen weder diese Ausführungen noch unsere Beratungsleistugen in diesem Zusammenhang eine Rechtsberatung dar.

Aktuelle Infos, Hintergründe und Fakten zu revisionssicherer und gesetzeskonformer E-Mail-Archivierung jetzt im Benno-Blog

Ab heute steht das Benno MailArchiv Blog für Sie online zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen hier in loser Folge Neuigkeiten, Informationen, Fakten und Hintergründe zum Themenbereich der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung im Allgemeinen und Benno MailArchiv, der linux-basierten Open Source E-Mail-Archivierungs-Lösung, im Speziellen.

Haben Sie Anregungen oder Ideen? Dann melden Sie sich bei uns. Wir freuen uns über Ihr Feedback!

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