Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Seit Anfang 2017 sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Wesentliche Grundlage dafür sind die sog. GoBD (also die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Im Original hier zu finden.). In diesem Zusammenhang wird viel über „rechtssichere“ und „GoBD-konforme“ Mailarchivierung gesprochen. Aber was bedeutet GoBD-konform eigentlich genau? Wann ist eine E-Mail-Archivierung GoBD-konform und wann nicht?

Wir erklären, worauf es beim Thema GoBD-Konformität wirklich ankommt.

Es ist wichtig, den Begriff „GoBD-konform“ und seine Bedeutung genau zu betrachten, da hier viele Missverständnisse vorherrschen und das Wesentliche leider oft im Verborgenen bleibt. Also schauen wir genauer auf die Details:

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. (Außerdem stellen die GoBD unmissverständlich klar, dass etwaige Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen samt und sonders rechtsunwirksam sind. (vgl. GoBD, Kapitel 12 (Ziff. 179 und 181)).

Richtigerweise stellt die Finanzverwaltung also den „Prozess“ und nicht das „Produkt“ in den Fokus: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass der gesamte Prozess rund um die E-Mail hinsichtlich der GoBD-Anforderungen betrachtet werden muss und nicht alleine bzw. isoliert die technische Komponente, die die E-Mails letztendlich archiviert (Benno MailArchiv).

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung zu implementieren, die dann auch  gesetzeskonforme bzw. rechtssichere ist, bedeutet daher, Continue reading Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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bytemine lädt ein zum Benno MailArchiv Webcast am Mittwoch, 11. Dezember 2013

bytemine, „Certified Benno MailArchiv Partner“ aus Oldenburg, veranstaltet am 11.12.13 um 14.00 h einen Webcast zu Benno MailArchiv. Neben einer kurzen Einführung in das Produkt und der Vorstellung verschiedener Highlights wird der Webcast durch einen kurzen Blick auf die gesetzlichen Anforderungen an das Thema E-Mail-Archivierung abgerundet. Aufkommende Fragen können unmittelbar im Anschluss während des Webcasts geklärt werden.
Eine kostenfreie Registrierung zum Termin am 11.12.2013, 14 Uhr kann über events@bytemine.net erfolgen. Teilnehmer erhalten zeitnah vor Beginn alle zur Teilnahme relevanten Informationen.

LWsystems gibt neue Produktgeneration Benno MailArchiv 2.0 frei

Neue Version bringt vollständige Multi-Mandantenunterstützung für den Hosting-Einsatz sowie neue WebApp für komfortable Nutzung und mobilen Zugriff auf archivierte E-Mails

Bad Iburg, 17. September 2012 – LWsystems stellt mit der Version 2.0 seiner open-source basierten Software „Benno MailArchiv“ die neueste Produktgeneration seiner Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Benno MailArchiv 2.0 bietet eine verbesserte Cloud-Unterstützung, durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit und eine stark verbesserte Benutzeroberfläche. Schnelle Ergebnisse stehen durch Fulltext retrieval und vielfältige Suchoptionen wie gewohnt zur Verfügung.

Gemeinsam mit dem Entwicklungspartner pro-ite GmbH wurde die Mandantenfähigkeit zur Integration und Nutzung in Cloud Services in die neue Version 2.0 implementiert. So können KMUs mit Tochter-/Schwesterfirmen mit dem neuen Release Mails zentral archivieren. Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupware-Server geeignet und kann bspw. einfach in die Open-Xchange Server-Edition und Open-Xchange Hosting Edition sowie in Zarafa Server integriert werden. Benno MailArchiv kann auf Hardware oder in Virtualisierungsumgebungen installiert und betrieben werden.

Die neue Benno MailArchiv WebApp erlaubt den mobilen und ortsunabhängigen Zugriff auf archivierte Inhalte, bspw. per Tablet Computer. Die integrierte SSL-Verschlüsselung sorgt dabei jederzeit für maximale Sicherheit beim Zugriff über das Internet. Anwender werden bei ihrer Arbeit durch die Möglichkeit, häufig genutzte Suchanfragen einfach abzuspeichern und bei Bedarf per Mausklick auszuführen, optimal unterstützt.

Gleichzeitig mit Freigabe der neuen Version 2.0 erscheint die „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE). Kleinere Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen, steht für eine jährliche Subskriptionsgebühr von 80 EUR eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv für 5 Mailboxen zur Verfügung. Die SBE ist im Gegensatz zur Standard Edition auf einen Mandanten und einen Archivcontainer beschränkt. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit möglich.

Benno MailArchiv ist eine robuste und einfach implementierbare Lösung für die E-Mail-Archivierung. Direkt nach der Installation steht die Lösung mit allen Funktionen lauffertig zur Verfügung. Die neue Produktgeneration ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Version 1.x. Sie zielt insbesondere auf den Hosting-Markt und Cloud Computing Anbieter, die ihren Kunden flexible und kostengünstige Add-ons zu SaaS-Angeboten offerieren wollen.

Die Entwicklung der neuen Produktgeneration hat LWsystems zusammen mit dem oberbayerischen Technologiepartner pro-ite GmbH abgeschlossen. Beide Unternehmen sind langjährige Open-Xchange Partner und Hosting-Anbieter. Diese Erfahrungen und das ergänzende Know how kommt der neuen Benno MailArchiv Generation zugute.

Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupwareserver geeignet. Die kombinierte zentrale und dezentrale Administration, Übernahme von Beständen und offene Schnittstellen sind weitere Gründe, die Version Benno MailArchiv 2.0 einzusetzen.

LWsystems aus Bad Iburg in der Nähe von Osnabrück hat sich neben der Lösung zur Mailarchivierung auch mit seinem jährlich stattfindenden Haus-Event „Linux Solution Day“ einen Namen in der Open Source- und Linux-Welt gemacht. Die pro-ite GmbH aus Oberbayern realisiert neben Netzwerkkonzepten auch Open-Xchange als Cloud-Lösung und web-basierte Open-Xchange Administrationstools. Beide Unternehmen setzen seit vielen Jahren auf die Vorteile von Open Source Software und Linux, und bedienen Kunden im Bereich KMU und Industrie.

 

Über LWsystems:

Die LWsystems GmbH & Co. KG ist Hersteller der Open Source E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv. Desweiteren arbeitet LWsystems als Beratungs- und Systemhaus mit besonderer Kompetenz in der schlüsselfertigen Realisierung linux- und open source-basierter IT-Infrastrukturlösungen. Besonderes Know besitzt LWsystems in den Bereichen Mail- und Groupware, Hochverfügbarkeitslösungen sowie Terminalservices, Desktop Virtualisierung und Remote Desktop Access. LWsystems ist langjähriger Partner führender Open Source Hersteller wie bspw. Open-Xchange, Zarafa und Univention und blickt auf langjährige Erfahrungen im Bereich Mail- und Groupwarelösungen zurück. Desweiteren verbindet LWsystems sehr enge Partnerschaften mit weiteren Herstellern von open source-basierten Lösungen, bspw. SEP.

Über pro-ite:

Die in Oberbayern ansässige pro-ite GmbH betreut ihre Kunden als Dienstleister und Hoster mit umfassender Linux- und Projekterfahrung im deutschsprachigen Europa und den USA. Dazu gehören auch die Betreuung heterogener Netzwerke beim Kunden, Netzwerksicherheit-, Backup und Migrationskonzepte. Die führende Open-Source-Groupware-Lösung Open-Xchange wird von pro-ite seit vielen Jahren erfolgreich als virtualisierte Serverlösung und SaaS-Lösung mit einer Vielzahl von Erweiterungen angeboten. Persönlicher Support und Service runden die Angebote ab.

Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver – Ein echtes Dreamteam!

Ein Mail-„Archiver“ und ein „Mail-Archivierungssystem“ als Dreamteam? Wie kann das gehen? Ganz einfach: Der „Zarafa Archiver“ ist eine Lösung, um ältere E-Mails, die meist nicht mehr so häufig gebraucht werden, vom Zarafa-Server auf bspw. preiswertere Hardware auszulagern. Damit läuft der Zarafa-Server nicht über, große Mailmengen können so kostengünstiger über größere Zeitabschnitte im E-Mail-Client vorgehalten werden usw.

Aber der Zarafa-Archiver ist keine Lösung für die Archivierung von E-Mails im Sinne einer rechts- bzw. gesetzeskonformen oder auch nur revisionssicheren E-Mail-Archivierungslösung. Daher ergänzen sich Benno MailArchiv und der Zarafa Archiver hervorragend. Denn Benno MailArchiv bietet genau die Funktionalität, die der Zarafa Archiver naturgemäß nicht beinhaltet: die Compliance-Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung.

Haben Sie Fragen zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung? Sprechen Sie uns jederzeit gerne an!

"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Was ist eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung?

Dies ist eine der wohl am intensivst und ausgiebigst diskutierten Fragen hinsichtlich der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Sicher ist (wir erleben es nahezu täglich): es herrscht gewaltige Unkenntnis und ungesundes Halbwissen in der Welt. Wir wollen hiermit Licht ins Dunkel bringen.

Um der Frage, wie oder was eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auszeichnet, auf den Grund zu gehen, greifen wir auf einen Fall aus der Praxis zurück: Kürzlich ergab eine Kundenanfrage in Zusammenhang mit Benno MailArchiv, dass der Kunde nur die E-Mails ausgewählter E-Mailpostfächer archivieren wollte. Soweit so gut. Technisch ist das mit Benno MailArchiv natürlich einfach umsetzbar. Doch Vorsicht! Die Gesetzeskonformität definiert sich nicht nur aus dem technischen Produkt, das zur Mailarchivierung eingesetzt wird!

Die Frage der „Gesetzeskonformität“ einer E-Mail-Archivierungslösung beginnt bereits dort, wo eine Entscheidung über das Archivieren oder Nicht-Archivieren von E-Mails stattfindet.

Vor dem Hintergrund der gültigen Anforderungen des Gesetzgebers zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung, ist es ausgesprochen heikel, bestimmte E-Mailadressen grundsätzlich von der Archivierung auszuklammern. Das geht (rein rechtlich gesehen) nur dann gut, wenn absolut sicher ist, dass über die von der Archivierung ausgeklammerten Mailadressen keine E-Mails gesendet oder empfangen werden, die archivierungspflichtig sind. Womit wir zur nächsten Stolperfalle kommen. Welche E-Mails sind denn archivierungspflichtig?

Archivierungspflicht von E-Mails besteht auf Grund von handels- und steuerrechtlichen Vorgaben. Die Rechtsgrundlage ist ergo im HGB und in der AO definiert. Um hier nur ein einziges (!) Beispiel für archivierungspflichtige E-Mails zu nennen: im Sinne der AO sind alle E-Mails bzw. e-mail-basiert kommunizierte Informationen, die dem Status „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“ entsprechen, in gesetzeskonformer Weise zu archivieren. In der Praxis sind damit E-Mails gemeint, deren Inhalt (bspw.) Bezug zu einem Geschäftsvorgang haben oder sonstwie Auswirkungen auf die Besteuerung des archivierungspflichtigen Unternehmens haben könnten. Gemeinhin kann das so ziemlich alles umfassen, was an E-Mails ein- oder ausgegangen ist.

Damit schließt sich allmählich der Kreis: Wie muss nun gesetzeskonform archiviert werden?

Die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung bedeutet, eine Form und ein Verfahren der Archivierung zu betreiben, die geeignet ist, die Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzudecken. Um welche Anforderungen geht es dabei? Es geht bspw. (um exemplarisch nur einen Aspekt zu beleuchten) um die Anforderung der Zeitgerechtheit der Archivierung. Anders gesagt: E-Mails, die im Unternehmen eingehen, müssen demnach möglichst umgehend archiviert werden (was potenzielle Manipulationsmöglichkeiten vor der Archivierung usw. minimiert). Damit ergeben sich konkrete Anforderungen an die Archivierungslösung selbst, aber vor allem an den Prozess der Archivierung.

Der Anforderungen gibt es noch einige weitere. Sie alle bedingen der Gestaltung verschiedener prozessualer Aspekte. Das bedeutet, dass am Ende nicht nur die technische Lösung „E-Mail-Archivierungssoftware Benno MailArchiv“ bestimmte Anforderungen erfüllen muss, sondern der gesamte Prozess, das Anwendungsumfeld usw. in dem die Mailarchivierung stattfindet.

Kurz gesagt: Zunächst ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass alle Anforderungen an die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abgedeckt werden. Erst danach kommen die technischen Aspekte (Umsetzung in Software) zum Tragen.

In einem Satz zusammengefasst: Eine technische Lösung (wie bspw. Benno MailArchiv) ist alleine (also ohne flankierende organisatorische Maßnahmen) niemals in der Lage, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Um abschließend die letzte Anforderung der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung abzubilden, nämlich die Prüfbarkeit der Lösung durch Dritte in einer angemessenen Zeit, steht abschließend fest: ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation zur gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung ist die Prüfbarkeit nicht herstellbar und damit die gesamte Lösung ohne eine geeignete Verfahrensdokumentation nicht gesetzeskonform.

Und das heißt: Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierungslösung ist die Summe der organisatorischen Maßnahmen, der technischen Lösung (E-Mail-Archivierungssoftware wie Benno MailArchiv selbst), der technischen Umsetzung insgsamt und der abschließenden Verfahrensdokumentation. Nur so sind alle gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung prüfbar abzubilden. Eine Software alleine, also ohne flankierende Maßnahmen, ist niemals geeignet, eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung abzubilden.

Wir blicken aif langjähriges Know how, diesen Fragenkomplex betreffend, zurück und beraten Sie gerne hinsichtlich Compliance, rechtlichen Anforderungen und deren Umsetzung. Aus standesrechtlichen Gründen stellen weder diese Ausführungen noch unsere Beratungsleistugen in diesem Zusammenhang eine Rechtsberatung dar.

Benno MailArchiv on Tour

Es wird ein „heißer Herbst“: Wir präsentieren Benno MailArchiv in diesem Jahr auf einigen Veranstaltungen mit Themenschwerpunkten wie Open Source und Compliance. Konkret präsentieren und stellen aus:

  • Symposium „Email Archivierung – Eine gesetzliche Notwendigkeit! Die Anforderungen und deren Lösungen“, 29.11.2010, Stuttgart (Link zur Eventseite)

Alle Veranstaltungen mit Hinweisen und Details finden Sie auch auf unserer Event-Seite!

FAST LTA zertifiziert E- Mail Archivlösung von Softwarepartner LWsystems und garantiert Sicherheit bei der Langzeitspeicherung

Der Münchner Spezialist für digitale Langzeitspeicherung, FAST LTA hat die Open Source E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv für den Einsatz  mit seiner energiesparenden Langzeitarchivierungslösung Silent Cubes zertifiziert. LWsystems setzt zusammen mit FAST LTA damit neue Maßstäbe bei der rechtskonformen Archivierung von E-Mails.
Gemeinsame Kunden können mit dieser Hardware-Software-Kombination, große Mengen an geschäftskritischen E-Mails und Permanentdaten mit maximaler Sicherheit für Zeiträume von bis zu dreißig Jahren archivieren. Silent Cubes sind hochskalierbare und kostengünstige Speicherwürfel, die modular und vierfach redundanten für die hochsichere Langzeitdatenspeicherung aufgebaut sind. Silent Cubes erfreuen sich branchenübergreifend wachsender Nachfrage.

Technische Details der Silent Cubes: http://www.silentcubes.de

Gemeinsame Pressemitteilung von FAST LTA und LWsystems

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