E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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Erfahren Sie alles Wichtige zu Benno MailArchiv in unseren Webcasts und Online-Seminaren!

Lernen Sie die Vorzüge beim Ablegen und Suchen von E-Mails mit Benno MailArchiv kennen – komfortabel an Ihrem Arbeitsplatz! Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Seminaren und Webcasts teil und erfahren Sie fundiertes Produkt-Wissen aus erster Hand. Natürlich haben wir auch ein Ohr für Ihre Anliegen und Fragen, die Sie bei  den Online-Events stellen können.

Alles, was Sie für eine Teilnahme an unseren Online-Seminaren und Webcasts benötigen, ist ein Telefon und ein Rechner mit Internetanschluss.

Hier finden Sie die aktuellen Termine. Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich Ihren Platz.

LWsystems gibt neue Produktgeneration Benno MailArchiv 2.0 frei

Neue Version bringt vollständige Multi-Mandantenunterstützung für den Hosting-Einsatz sowie neue WebApp für komfortable Nutzung und mobilen Zugriff auf archivierte E-Mails

Bad Iburg, 17. September 2012 – LWsystems stellt mit der Version 2.0 seiner open-source basierten Software „Benno MailArchiv“ die neueste Produktgeneration seiner Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Benno MailArchiv 2.0 bietet eine verbesserte Cloud-Unterstützung, durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit und eine stark verbesserte Benutzeroberfläche. Schnelle Ergebnisse stehen durch Fulltext retrieval und vielfältige Suchoptionen wie gewohnt zur Verfügung.

Gemeinsam mit dem Entwicklungspartner pro-ite GmbH wurde die Mandantenfähigkeit zur Integration und Nutzung in Cloud Services in die neue Version 2.0 implementiert. So können KMUs mit Tochter-/Schwesterfirmen mit dem neuen Release Mails zentral archivieren. Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupware-Server geeignet und kann bspw. einfach in die Open-Xchange Server-Edition und Open-Xchange Hosting Edition sowie in Zarafa Server integriert werden. Benno MailArchiv kann auf Hardware oder in Virtualisierungsumgebungen installiert und betrieben werden.

Die neue Benno MailArchiv WebApp erlaubt den mobilen und ortsunabhängigen Zugriff auf archivierte Inhalte, bspw. per Tablet Computer. Die integrierte SSL-Verschlüsselung sorgt dabei jederzeit für maximale Sicherheit beim Zugriff über das Internet. Anwender werden bei ihrer Arbeit durch die Möglichkeit, häufig genutzte Suchanfragen einfach abzuspeichern und bei Bedarf per Mausklick auszuführen, optimal unterstützt.

Gleichzeitig mit Freigabe der neuen Version 2.0 erscheint die „Benno MailArchiv Small Business Edition“ (SBE). Kleinere Endkunden, die ihre E-Mails klassisch im eigenen Hause archivieren wollen, steht für eine jährliche Subskriptionsgebühr von 80 EUR eine zeitlich unbegrenzte Nutzungslizenz für Benno MailArchiv für 5 Mailboxen zur Verfügung. Die SBE ist im Gegensatz zur Standard Edition auf einen Mandanten und einen Archivcontainer beschränkt. Ein Wechsel auf die Standard Edition ist jederzeit möglich.

Benno MailArchiv ist eine robuste und einfach implementierbare Lösung für die E-Mail-Archivierung. Direkt nach der Installation steht die Lösung mit allen Funktionen lauffertig zur Verfügung. Die neue Produktgeneration ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Version 1.x. Sie zielt insbesondere auf den Hosting-Markt und Cloud Computing Anbieter, die ihren Kunden flexible und kostengünstige Add-ons zu SaaS-Angeboten offerieren wollen.

Die Entwicklung der neuen Produktgeneration hat LWsystems zusammen mit dem oberbayerischen Technologiepartner pro-ite GmbH abgeschlossen. Beide Unternehmen sind langjährige Open-Xchange Partner und Hosting-Anbieter. Diese Erfahrungen und das ergänzende Know how kommt der neuen Benno MailArchiv Generation zugute.

Benno MailArchiv ist für alle gängigen SMTP- bzw. Mail- und Groupwareserver geeignet. Die kombinierte zentrale und dezentrale Administration, Übernahme von Beständen und offene Schnittstellen sind weitere Gründe, die Version Benno MailArchiv 2.0 einzusetzen.

LWsystems aus Bad Iburg in der Nähe von Osnabrück hat sich neben der Lösung zur Mailarchivierung auch mit seinem jährlich stattfindenden Haus-Event „Linux Solution Day“ einen Namen in der Open Source- und Linux-Welt gemacht. Die pro-ite GmbH aus Oberbayern realisiert neben Netzwerkkonzepten auch Open-Xchange als Cloud-Lösung und web-basierte Open-Xchange Administrationstools. Beide Unternehmen setzen seit vielen Jahren auf die Vorteile von Open Source Software und Linux, und bedienen Kunden im Bereich KMU und Industrie.

 

Über LWsystems:

Die LWsystems GmbH & Co. KG ist Hersteller der Open Source E-Mail-Archivierungslösung Benno MailArchiv. Desweiteren arbeitet LWsystems als Beratungs- und Systemhaus mit besonderer Kompetenz in der schlüsselfertigen Realisierung linux- und open source-basierter IT-Infrastrukturlösungen. Besonderes Know besitzt LWsystems in den Bereichen Mail- und Groupware, Hochverfügbarkeitslösungen sowie Terminalservices, Desktop Virtualisierung und Remote Desktop Access. LWsystems ist langjähriger Partner führender Open Source Hersteller wie bspw. Open-Xchange, Zarafa und Univention und blickt auf langjährige Erfahrungen im Bereich Mail- und Groupwarelösungen zurück. Desweiteren verbindet LWsystems sehr enge Partnerschaften mit weiteren Herstellern von open source-basierten Lösungen, bspw. SEP.

Über pro-ite:

Die in Oberbayern ansässige pro-ite GmbH betreut ihre Kunden als Dienstleister und Hoster mit umfassender Linux- und Projekterfahrung im deutschsprachigen Europa und den USA. Dazu gehören auch die Betreuung heterogener Netzwerke beim Kunden, Netzwerksicherheit-, Backup und Migrationskonzepte. Die führende Open-Source-Groupware-Lösung Open-Xchange wird von pro-ite seit vielen Jahren erfolgreich als virtualisierte Serverlösung und SaaS-Lösung mit einer Vielzahl von Erweiterungen angeboten. Persönlicher Support und Service runden die Angebote ab.

E-Mail-Archivierung mobil nutzen? Mit der Benno MailArchiv WebApp kein Problem!

Hier einfach mit iPad und anderen Tablets testen!

Zum Login den Usernamen „auditor“ und das Passwort „auditor“ verwenden.

Link auf Loginmaske der Benno MailArchiv 2 Online-Demo

Benno MailArchiv 2 WebApp Online Demo

 

"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

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Benno MailArchiv 2.0 – BETA1 fertiggestellt

Nach einer längeren Entwicklungsphase steht Benno MailArchiv 2.0 auf der Schwelle. Das gesamte Team ist stolz, verkünden zu können, dass nun die erste BETA-Version von Benno MailArchviv 2.0 zur Verfügung steht!

Die wesentlichsten Neuerung von „Benno2“ sind die neue „Benno MailArchiv WebApp“, die wesentlich mehr Anwenderkomfort durch neue Funktionen und Möglichkeiten bietet. So ist es bspw. nun möglich, Suchergebnisse nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Die neue WebApp ersetzt das alte, eher unflexible Web-GUI und ist nicht nur neu entwickelt, sondern basiert auf modernen Web-Standards, incl. Ajax & Co, was den Benutzerkomfort deutlich erhöht und neue Funktionen einfacher möglich macht, als bisher.

Benno MailArchiv 2.0 bietet aber auch viele Möglichkeiten für eine ausgefeilte Aufteilung bzw. flexible Datenorganisation des Archivs und daneben vollständige und durchgängige Multi-Mandantenfähigkeit. Benno MailArchiv ist damit uneingeschränkt fit für den Einsatz in den Bereichen Hosting und Cloud Computing.

Das Backend unserer neuen Version  ist bereits beinahe „production stable“, während das Frontend (also die neue WebApp sowie die Such- und Recherchelogik von Benno MailArchiv) nun intensiven Beta-Tests unterzogen werden.

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck über die neue Benno MailArchiv WebApp. Hier finden Sie die PREVIEW von Benno MailArchiv 2.0: http://bit.ly/benno2-webapp-preview

Was sind die nächsten Meilensteine?

Die Ergebnisse und Erkenntnis aus der BETA1 Phase fliessen unmittelbar in die Entwicklung zurück, so dass Mitte April die BETA2 fertiggestellt sein wird. Diese wird mit ausgewählten Partnern wiederum ausgiebigen und breit gefächerten Tests unterzogen. Darüber hinaus finden erste Pilotinstallationen bei ausgewählten Pilotkunden statt.

Die Freigabe des Final-Release von „Benno2“ wird voraussichtlich im Mai 2012 erfolgen.

Alle weiteren und neuen Details erfahren Sie zeitnah hier im Benno MailArchiv Blog.

In Sachen Benno MailArchiv in diesem Blog immer aktuell informiert

Alle Neuigkeiten und Nachrichten rund um Benno Mailarchiv werden ab heute und bis auf weiteres nicht mehr im Nachrichtenbereich auf unserer Produkthomepage http://www.benno-mailarchiv.de veröffentlicht, sondern nur noch hier in diesem Blog.

Durch Verknüpfungen zu sozialen Medien wie Twitter und Facebook, können News und Nachrichten zu Benno MailArchiv so einfacher und effizienter verwaltet und gehandhabt werden.

Wir freuen und auf eine weiterhin enge Kommunikation mit unseren Anwendern und Interessenten.

 

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Neuer Tarif „FIRST STEPS“ für die Benno MailArchiv Hosting Edition zum 1.8.2011

Um Hostern, ISPs und Telcos den Einstieg in das Cloud-Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition zu erleichtern, führt LWsystems die neue Tarifstufe FIRST STEPS mit Wirkung zum 1. August 2011 ein.

Mit FIRST STEPS ist der Start in das Geschäft mit Software as a Service (SaaS) ohne Risiko, denn  die Abrechnung ist komplett verbrauchsabhängig. Statt Pauschalpreisen für größere Lizenzkontingente bietet dieser Tarif den Vorteil, das genau so viel zu bezahlen ist, wie auch tatsächlich verbraucht wird. Außerdem bietet der Tarif Staffelrabatte, so dass bei steigenden Nutzungszahlen die Preise je Mailbox sinken.

Weitere Informationen und alle Details zu unserem neuen FIRST STEPS-Tarif, dem unschlagbaren Einstiegsangebot in das Cloud Business mit der Benno MailArchiv Hosting Edition erhalten Sie auf Anfrage (Telefon +49 (0)5403 5556)

3 Fragen an die Cloud … Ansgar H. Licher im Interview mit ChannelPartner

Warum ist Cloud Computing DAS Thema der IT-Branche? Ansgar H. Licher geht im Interview mit ChannelPartner auf die drei brennendsten Fragen zum Thema Cloud ein und stellt fest: „Auf die Dauer wird kein Reseller sein Geld mit Cloud Computing über den Preis verdienen können!“. Es sind intelligente Ideen und Qualität, mit der Reseller in der Cloud zu den Gewinnern werden. Das gesamte Interview lesen Sie hier: http://bit.ly/fcXSCQ

Die Benno MailArchiv Hosting Edition stellt die richtige Wahl für innovative Cloud-Anwendungen dar, mit der Reseller ihr Lösungsportfolio um wichtige Funktionen für nachhaltiges Geschäft in der Cloud erweitern können.

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