Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

Seit Anfang 2017 sind Unternehmen verpflichtet, ihre E-Mails gesetzeskonform zu archivieren. Wesentliche Grundlage dafür sind die sog. GoBD (also die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“. Im Original hier zu finden.). In diesem Zusammenhang wird viel über „rechtssichere“ und „GoBD-konforme“ Mailarchivierung gesprochen. Aber was bedeutet GoBD-konform eigentlich genau? Wann ist eine E-Mail-Archivierung GoBD-konform und wann nicht?

Wir erklären, worauf es beim Thema GoBD-Konformität wirklich ankommt.

Es ist wichtig, den Begriff „GoBD-konform“ und seine Bedeutung genau zu betrachten, da hier viele Missverständnisse vorherrschen und das Wesentliche leider oft im Verborgenen bleibt. Also schauen wir genauer auf die Details:

Die Finanzverwaltung erläutert in den GoBD, welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse gelten. (Außerdem stellen die GoBD unmissverständlich klar, dass etwaige Produktzertifizierungen von Mailarchivierungslösungen samt und sonders rechtsunwirksam sind. (vgl. GoBD, Kapitel 12 (Ziff. 179 und 181)).

Richtigerweise stellt die Finanzverwaltung also den „Prozess“ und nicht das „Produkt“ in den Fokus: Die rechtssichere E-Mail-Archivierung bedeutet, dass der gesamte Prozess rund um die E-Mail hinsichtlich der GoBD-Anforderungen betrachtet werden muss und nicht alleine bzw. isoliert die technische Komponente, die die E-Mails letztendlich archiviert (Benno MailArchiv).

Eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung zu implementieren, die dann auch  gesetzeskonforme bzw. rechtssichere ist, bedeutet daher, Continue reading Was „GoBD-konforme“ E-Mail-Archivierung wirklich bedeutet

E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.2.1 ist ein Bugfix-Release, in das folgende Fehlerkorrekturen eingeflossen sind:

ID Zusammenfassung
FS#334 Anzeige „Original“: Beim Klick auf „Original“ wird der Quelltext nicht korrekt angezeigt.
FS#335 Weiterleitung einer Mail ohne Eingabe einer Empfänger-Adresse möglich
FS#325 Permalink-URL muss Information über Archiv/Container enthalten
FS#308 Handling der Permalink-Zugriffe ohne User-Session
FS#52 Info-Button zeigt Login-Fenster bei Session-Timeout
FS#182 Aussagekräftige Fehlermeldungen bei Container- und Passwort-Problemen
FS#212 Unterschiedliche Fehlermeldungen bei falschem REST- Port oder falschem REST-Passwort
FS#319 Checksummenanzeige bei erfolgloser Suche fehlerhaft
FS#327 „Zurück“-Link bei nicht autorisiertem Zugriff (ausgeloggter User) funktioniert nicht
FS#333 Anzeige Checksummenfehler bis die Mail geladen ist (falls das Laden einer E-Mail länger dauert, wird bis dahin ein Checksummenfehler angezeigt).

Benno MailArchiv 2.2.0 BETA freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 BETA freigegeben.

Die BETA der neuen Benno MailArchiv Version steht ab sofort zum Download und Test zur Verfügung.

Die 2.2.0 BETA steht für folgende Plattformen zur Verfügung:

  • Debian GNU/Linux ab wheezy
  • Ubuntu (in Relation dazu)

Die Versionen für Univention Corporate Server (UCS) usw. werden mit dem finalen Release der Version 2.2.0 veröffentlicht.

Wichtigste Highlights des 2.2.0 Releases sind:

  • Benno MailArchiv WebApp 2
    • Komplett neues Design der grafischen Benutzeroberbläche
    • Voll responsives Design – Nutzung auf allen Android- bzw. iOS-Geräten und Devices (Tablets und Smartphones)
    • Neue Funktion „Konversationssuche“ zum gleichzeitigen Suchen aller Mails zwischen zwei Kommunikationspartnern (An/Von und gleichzeitig Von/An)
    • Multi-Language Unterstützung – neue Sprachen einfach über Austausch von Sprachdateien hinzufügbar. Aktuell verfügbae Sprachen:
      • Deutsch
      • Englisch
      • Italienisch
      • westfälisches Plattdeutsch
      • Russisch (ab Juni 2016)
      • Ukrainisch (ab Juni 2016)
      • Polnisch (voraussichtlich ab Juni 2016)
      • Französisch (in Planung)
      • Niederländisch (in Planung)
      • Griechisch (in Planung)
  • Neueste Version der Apache Tika Volltext-Parser integriert
  • Reindex bereits archivierter Mails möglich
    • Bereits archivierte E-Mails können jetzt jederzeit erneut indexiert werden (bspw. sinnvoll, um archivierte Attachments nachträglich im Volltext zu indexieren, wenn diese bspw. bisher nicht oder nur unvollständig indexiert werden konnten)

Desweiteren umfasst die BETA der Version 2.2.0 verschiedene Bugfixes (nähere Einzelheiten folgen in den Releasenotes zur finalen Freigabe der Version 2.2.0).

Die BETA-Version des neuen Benno MailArchiv Releases ist für den produktiven Einsatz geeignet! Auf Grund des Wechsels auf Java 7 (Java 7 wird ab Benno MailArchiv Version 2.2.0 zwingend vorausgesetzt) ist beim Umstieg zu berücksichtigen, dass ein etwaiges Notfall-Rollback evtl. etwas aufwändiger sein kann, als bei den bisherigen Benno Releases.

Die BETA der künftigen Version 2.2.0 steht allen Interessierten über folgenden apt- bzw. Repository-URL kostenlos zur Verfügung:

deb http://www.benno-mailarchiv.de/beta/debian /

Technische Fragen zur BETA sowie etwaige Fehlermeldungen usw. können an support[at]benno-mailarchiv.de gerichtet werden.

Benno-Plugin für Zarafa bzw. Kopano Groupware kurz vor der BETA-Phase

Wir arbeiten hart daran und allmählich nimmt sie Form und Gestalt an: Die nahtlose Integration von Benno MailArchiv in die WebApp der Zarafa bzw. Kopano Groupware.

Im Juni 2016 werden wir das BETA-Release unseres Plugins vorstellen und es zum Testen zur Verfügung stellen.

Hier erste Screenshots als „Appetitanreger“. Direkt aus unserer Softwareküche.

Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 4 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 3 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 2 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neue Homepage für Benno MailArchiv in Arbeit

Launch-Ankündigung der neuen Benno MailArchiv Homepage

In Kürze ist es soweit! Wir bereiten den Relaunch unserer Benno MailArchiv Produkthomepage vor. Die Arbeiten an der neuen Benno MailArchiv Homepage gehen planmäßig und zügig voran. Das alte, etwas in die Jahre gekommene Design unserer Homepage wird durch ein neues, lebendiges und vollständig respsonsives Design ersetzt. Die relevanten Informationen stehen so schneller und direkter zur Verfügung. Die Navigation wird vereinfacht und die Präsentation der Inhalte verbessert.

Freuen Sie sich auf den baldigen Relaunch unserer Web-Seite!

Benno MailArchiv auf der CeBIT 2014 in Hannover

In diesem Jahr finden Sie Benno MailArchiv auf der CeBIT in Halle 6, Stand H15 wieder auf dem Stand der Firma Univention. Unser Certified Partner bytemine präsentiert dort das Neueste rund um Benno MailArchiv für Sie.

Gerne stellen wir an Benno MailArchiv Interessenten kostenlose Eintrittskarten zur CeBIT zur Verfügung. Einfach das Kontaktformular auf der Webseite mit dem Hinweis „CeBIT Freikarte“ ausfüllen und Ihren Wunschtermin für ein Gespräch auf der CeBIT angeben: http://www.benno-mailarchiv.de/unternehmen/kontakt.html

Benno MailArchiv 2.0 – BETA2 fertiggestellt

LWsystems hat heute den Meilenstein BETA 2 für Benno MailArchiv Version 2.0 erreicht und stellt diese BETA-Version ausgewählten Kunden und Partnern für ein intensives Testing zur Verfügung.

Benno MailArchiv 2.0 ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Produktgeneration 1.x und weist neben zahlreichen Detailverbesserungen einige Neuerungen auf (Details siehe hier und weitere detaillierte Infos finden Sie hier).

Die finale Version von Benno MailArchiv 2.0 wird voraussichtlich Ende KW30 (Ende Juli 2012) freigegeben. Die Community Edition „Open Benno MailArchiv“ wird kurze Zeit später freigegeben und veröffentlicht.

Interessierte haben bereits jetzt die Möglichkeit, Benno MailArchiv 2.0 in unserer Online-Demo anzusehen und zu testen. Gewinnen Sie einen ersten Eindruck und lernen Sie das Look & Feel der neuen Benno MailArchiv WebApp kennen:
http://bit.ly/benno-onlinedemo

Benno MailArchiv 2.0 wird nach der Freigabe für alle Kunden mit einer gültigen Benno MailArchiv Lizenz und laufender Maintenance kostenlos zur Verfügung stehen.

Für weitergehende Informationen kontaktieren Sie bitte info@benno-mailarchiv.de

Das sind die wesentlichen Neuerungen von Benno MailArchiv 2.0

Benno MailArchiv 2.0 ist die Weiter- und teilweise Neuentwicklung der langjährigen Produktgeneration 1.x und weist neben zahlreichen Detailverbesserungen einige Neuerungen auf:

  • Benno MailArchiv WebApp – die neue grafische Benutzeroberfläche
  • beliebig sortierbare Suchergebnisse
  • vollständige Multi-Mandantenfähigkeit
  • Aufteilung der Archive nach Mandanten und Unterteilung in logische Abschnitte sowie weitergehende Aufteilung der Archive in Zeitabschnitte usw.
  • bessere Skalierungsoptionen
  • genauere Indexierung von E-Mail-Attachements (die Anzahl der nicht- oder nur problembehaftet indexierbaren Attachements sinkt vom bisherigen einstelligen Prozentbereich auf ca. 1 Promille (!) der Anzahl archivierter E-Mails bei der neuen Produktgeneration Benno MailArchiv 2.0)
  • flexiblerer Mailimport in das Archiv
  • volle Hosting- bzw. Cloud-Fähigkeit für das SaaS-Business
  • Webservice API mit JSON Unterstützung
  • modularerer Aufbau des Sourcecodes

In Sachen Benno MailArchiv in diesem Blog immer aktuell informiert

Alle Neuigkeiten und Nachrichten rund um Benno Mailarchiv werden ab heute und bis auf weiteres nicht mehr im Nachrichtenbereich auf unserer Produkthomepage http://www.benno-mailarchiv.de veröffentlicht, sondern nur noch hier in diesem Blog.

Durch Verknüpfungen zu sozialen Medien wie Twitter und Facebook, können News und Nachrichten zu Benno MailArchiv so einfacher und effizienter verwaltet und gehandhabt werden.

Wir freuen und auf eine weiterhin enge Kommunikation mit unseren Anwendern und Interessenten.

 

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