E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

Wir weisen hiermit zum wiederholten Male darauf hin, dass im Zuge der rechtssicheren E-Mail-Archivierung de facto nur steuer- und handelsrechtlich relevante E-Mails archiviert werden müssen. Da es jedoch faktisch ausgeschlossen und unsinnig ist, jedem Mitarbeiter den Zeit- und Arbeitsaufwand zuzumuten, seine Mails zu klassifizieren und entsprechend zu archivieren, bietet sich (wie bisher auch) der Ansatz der vollautomatischen bzw. systemgetriebenen Mailarchivierung an. Hierbei werden ohne jegliche Art von manuellem Zutun alle Mails aus den Mailboxen der Anwender archiviert. Der Anwender hat keinerlei Arbeit durch den Archivierungsvorgang. Er arbeitet weiterhin genau so mit seinem E-Mail Client, wie er dies auch ohne Mailarchivierung tut/täte. Mit Benno MailArchiv erfolgt die Archivierung der E-Mails automatisch und ohne jegliches manuelles Zutun.

Aus der Sicht der Anwender ändert sich durch den Einsatz von E-Mail-Archivierung also nichts. Jeder Anwender arbeitet weiter so wie bisher. Parallel werden die E-Mails der Anwender automatisch revisionssicher und rechtssicher archiviert. Für die Mitarbeiter entsteht dadurch sogar zusätzlicher Nutzen, denn alle E-Mails stehen im Volltext indexiert suchbar zur Verfügung.

Besonders wichtig ist, zu verstehen, dass es absolut nicht ausreicht, E-Mails im Postfach aufzubewahren! Ebenso wenig reicht es aus, ausschließlich digitale Belege in Ordnern bzw. Freigaben von Netzwerklaufwerken oder gar auf der Festplatte des eigenen PCs abzulegen. All dies sind keine revionssicheren Ablagen, die in keiner Weise den gesetzlichen Ansprüchen genügen! Die E-Mail-Archivierung ist ein essentieller Teil der Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzgl. der buchhalterischen Unterlagen des Unternehmens!

Weitere Einzelheiten, die sich aus den GoBD für den Unternehmensalltag ergeben, können in dem Dokument „GoBD – Leitfaden für die Unternehmenspraxis“ (http://gobd.de/) nachgelesen werden. Wir raten dazu, konkrete Anforderungen für Ihr Unternehmen mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer Ihrer Wahl abzustimmen.

Robuste und sichere Lösung.

Mit Benno MailArchiv steht seit 2008 eine international bekannte und ausgereifte Softwarelösung zur Verfügung, die alle gesetzlichen Anforderungen abdeckt. Benno MailArchiv zeichnet sich durch seine intuitiv bedienbare WebApp aus, die Anwender jede beliebige Mail in Sekunden finden lässt. Ein ausgefeiltes Rechtemanagement sorgt dafür, dass die Anwender dabei nur auf die E-Mails Zugriff haben, auf die sie auch tatsächlich Zugriff haben sollen. Zugriffsrechte können dabei wahlweise auch unabhängig von Benutzern zugeordneten Postfächern verwaltet werden.

Die Offenheit und Flexibiltät von Benno MailArchiv erlaubt es, die Mailarchivierungssoftware auf einfache Weise mit nahezu jedem Mail- und Groupwaresystem zu kombinieren. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden so automatisch revisionssicher und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend archiviert.

Wichtig und unumgänglich: Verfahrensdokumentation

Ganz egal, welche Lösung für die Mailarchivierung eingesetzt wird: Auch die beste Lösung zur E-Mail-Archivierung reicht als rein technisches Produkt alleine nicht aus, um alle rechtlichen Anforderungen des Gesetzgebers abzubilden. Denn neben der eingesetzten Technik (also bspw. Benno MailArchiv) kommt es auch darauf an, die Einbindung der technischen Lösung in den Mailfluss und in das organisatorische Gesamtsystem des Unternehmens abzubilden und zu dokumentieren.

Der Branchenverband BITKOM hat in seiner Publikation „E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ (Download hier) unter dem Merksatz Nr. 8 dazu in kompakter und zutreffender Form formuliert:

„Das Prozedere des Empfangs und Versands von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere ausführen, wie die in den GoBD definierten Ordnungskriterien umgesetzt wurden. Die Verfahrensdokumentation muss für einen sach-
verständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die Verfahrensdokumentation ist fortzuschreiben (Versionierung) und über die gesetzliche
Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.“
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation ist selbstverständlicher Bestandteil der Gespräche bzgl. der Einführung von E-Mailarchivierung bei unseren Kunden.

Fazit

An E-Mail-Archivierung kommt ab dem 1.1.2017 praktisch kaum ein Unternehmen vorbei. Begreifen Sie E-Mailarchivierung in Ihrem Unternehmen dabei als Chance, denn sie birgt tatsächliche viele Vorteile für alle Anwender. Sie haben sogar die Wahl: Mit Benno MailArchiv können Sie die Archivierung in Ihrem Hause umsetzen. Oder nutzen Sie die Möglichkeit, Benno MailArchiv so einfach wie Strom aus der Steckdose als Cloud-Lösung über unsere Hosting Partner zu beziehen.

Befassen Sie sich mit der Archivierung Ihrer E-Mails, bevor Maßnahmen und Sanktionen seitens der Behörden drohen. Testen Sie Benno MailArchiv unverbindlich und kostenlos für 60 Tage und machen Sie sich selbst ein Bild, welche Vorteile die blitzschnelle und überaus genaue Suche von Benno MailArchiv für Ihr Unternehmen darstellt. Unsere Partner und wir als Hersteller selbst stehen für Beratungsgespräche und weiterführende Maßnahmen zu Ihrer Verfügung.

Nutzen Sie die knapper werdende Zeit bis zum 1.1.2017.

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