Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

Continue reading E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

  • Updatefähiger Such-Index: Die Architektur von Benno MailArchiv wird erweitert, so dass der Suchindex update-fähig wird. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, beliebige E-Mails jederzeit nachindexieren zu können. Mit der Version 2.2.0 werden dann Index-Tools herausgegeben, die bspw. die Nachindexierung von E-Mails ermöglichen.

Version 2.1.8 (zweite Dezemberhälfte 2015)

  • OCR-Erkennung: Elektronisch (per E-Mail) empfangene Faxe und eingescante Dokumente können volltext-indexiert werden.
  • Mögliche Einsatzszenarien:
    Direkte Suchbarmachung aller Inhalte digitaler Faxe und anderer, bspw. eingescannter, Belege, die erst durch OCR Texterkennung indexierbar werden.

Version 2.2.0 (Mitte Januar 2016)

  • Benno MailArchiv WebApp 2: neue, voll responsive und voll tablet-bedienbare Web-Oberfläche und Basis für künftige neue Funktionen der WebApp.
    Die neue Benno MailArchiv WebApp 2 wird die optisch neu gestaltete und moderne Benutzeroberfläche für Benno MailArchiv. Die neue WebApp wird voll responsive auf allen Geräten laufen, vom Wide-Screen-PC bis zu mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones. Die neue WebApp ist darüber hinaus für die durchgängige Tastaturbedienung (Tab-Sprünge, Hotkeys usw.) optimiert. Außerdem erlaubt sie die einfache Bedienung mit einem Finger auf mobilen Touchgeräten wie Tablets und Smartphones.
    Die neue WebApp ist gleichzeitig die Plattform für neue Funktionalitäten, die im Laufe der Zeit für Benno MailArchiv entwickelt werden (bspw. grafische Auswertungen (siehe dazu Version 2.12.0 bzw. 3.0.0 weiter unten)).
  • Index-Tools für das Nachindexieren von E-Mails: nicht- oder nur teil-indexierte E-Mails können zu jeder Zeit nachindexiert werden.
  • Mögliche Einsatzszenarien:
    • Sofern E-Mails beim Archivierungsvorgang nicht unmittelbar indexiert oder nur zum Teil indexiert werden können (bspw. wegen unbekannter Attachmentformate – es werden standardmäßig bereits rd. 1250 unterschiedliche Dateiformate für die Volltexterkennung unterstützt), so können sie ab der Version 2.2.0 jederzeit nachindexiert werden. Das dann neu zur Verfügung stehende Index-Tool prüft dabei den Mailbestand gegen etwaige nicht indexierte Mails bzw. Mailbestandteile (wie z.B. Attachments) und indexiert diese automatisch nach.
    • Bereits archivierte digitale Faxe und eingescannte Dokumente können jederzeit nachindexiert (und durch die OCR-Erkennung suchbar gemacht) werden.
    • Auch im Falle von Disaster Recovery kann das Index-Tool wertvolle Hilfestellung bieten: Würde bspw. ein korrupter Suchindex entstehen, könnte nunmehr der Suchindex aus einer älteren Datensicherung restauriert werden. Alle zwischen dem Sicherunszeitpunkt des Index und dem gegenwärtigen Zeitpunkt archivierten Mails sind (logischerweise) nicht im Suchindex enthalten. Diese Mails können dann über das neue Index-Tool bequem und  automatisiert nachindexiert werden, so dass ein vollständiger Reindex zur Neuerstellung des Suchindex nicht erforderlich wäre. Bei größeren Archiven oder langsameren Systemumgebungen ist die Wiederanlaufzeit bis zur vollständigen Suchbarkeit aller E-Mails im Archiv damit auf ein absolutes Minimum reduzierbar.

Version 2.4.0 (Anfang März 2016)

  • Tools für die Konsistenzanalyse und Validitätsprüfungen des Archivs: Freigabe von Werkzeugen für Prüfungszwecke.
    • Überprüfung aller archiverten E-Mails (automatisierbar im Batch). Konsistenz und Validität der archivierten Inhalte können so jederzeit und automatisiert geprüft und berichtet werden.
    • Erweiterung der WebApp: Die Validität der jeweils angezeigten E-Mail wird automatisch in der WebApp im Anzeigebereich der E-Mail dargestellt. Eine etwaige Manipulation von E-Mails wird damit dem Betrachter sofort für jede dargestellte E-Mail angezeigt.

Version 2.6.0 (Anfang April 2016)

  • Native Integration von Benno MailArchiv in die WebApp und DeskApp der Zarafa Groupware: Plugin für die Zarafa WebApp 2 und Zarafa DeskApp.
    Benno MailArchiv wird direkt und nahtlos in die WebApp bzw. DeskApp der Zarafa Groupware integriert. E-Mails in Benno MailArchiv können damit direkt innerhalb der Zarafa Groupwarelösung gefunden und angezeigt werden.
  • Umgestaltung und Erweiterung der Architektur des Benno MailArchiv Backends: Queue-basierte Verarbeitung und multi-threading-fähige Indexierung.
    Die Architektur des Benno MailArchiv Backends wird erweitert, so dass die Indexierung von E-Mailinhalten im Multi-Threading-Betrieb (also durch mehrere parallel agierende Indexing-Dienste) möglich wird. Die Verarbeitung der Mails innerhalb des Backends wird dazu auf eine Queue-basierte Verarbeitung umgestellt. Alle Teilprozesse des Backends kommunizieren dabei über separate Warteschlangen miteinander, so dass bspw. die Parallelisierung der Indexierung usw. einfach möglich wird.

Version 2.8.0 (Anfang Juni 2016)

  • Integration der D-TRUST Zeitstempel der Bundesdruckerei Berlin: Erweiterung der Mechanismen zur Aufdeckung manipulierter Archivinhalte.
    Durch die Einbindung des D-TRUST Zeitstempeldienstes werden die gesamten und bereits von Anfang an in Benno MailArchiv integrierten Mechanismen zum Schutz vor Datenmanipulation und -kompromittierung um einen qualifizierten Zeitstempel einer akkreditierten externen Stelle (Bundesdruckerei Berlin) im Sinne einer rechtssicheren Signatur erweitert.

Version 2.10.0 (zweite Julihälfte 2016)

  • Queue-Statistiken und Queue-Monitoring: Schnittstellen für laufendes Online-Monitoring und zur Überwachung der Warteschlangen des Backends.
    Zum Überwachen der Warteschlangen (Queues) des mit Version 2.6.0 modularisierten Benno MailArchiv Backends stehen ab dieser Version Schnittstellen zur Verfügung, über die auf statistische Queue-Daten usw. zugegriffen werden kann. Das Monitoring von Benno MailArchiv über Systemmonitoringsysteme wie bspw. Nagios wird hiermit in einer deutlich größeren Tiefe (Überwachung jeder einzelnen Queue bis hin zur Engpasserkennung usw.) möglich, als dies bis vor Version 2.6.0 möglich ist. (Stand < 2.6.0 kann der eher monolithische Backenddienst nur als Ganzes bzw. der Zulauf der zu archivierenden Mails überwacht werden).

Version 2.12.0 (Mitte August 2016)

  • Grafische Auswertung der Queue-Statistiken und anderer Metadaten: Grafische Auswertungen und Übersichten bzgl. der Messagevolumen der Queues des Backends.

Version 3.0.0 (Mitte Oktober 2016)

  • Benno MailArchiv Enterprise Edition: Durch Elastic Search skalierbarer, verteilbarer, teil-re-indexierbarer, redundanter Suchindex.
    Die Version 3 von Benno MailArchiv wird mit der Einführung von Elastic Search starke Veränderungen und Erweiterungen der Möglichkeiten mit sich bringen. Die neu hinzukommende Technologie Elastic Search stellt eine zusätzliche Softwareschicht im Benno-Stack dar und abstrahiert die Verwaltung des nach wie vor Lucene-basierenden Suchindex noch weiter von der restlichen Applikationslogik. Insbes. very large scale Installationen profitieren von diesen Neuerungen, da der durch Elastic Search gemanagte Suchindex z.B. über mehrere Server verteilbar vorgehalten werden kann. So kann der Suchindex damit bspw. redundant vorgehalten werden, was Ausfallrisiken ebenso minimiert, wie z.B. die Reindexierbarkeit von Teilen des Gesamtindex. Insgesamt können sich große und sehr große Hostinganbieter sowie entsprechende Endanwenderunternehmen mit der Benno MailArchiv Enterprise Edition enorme Skalierungspotenziale, erheblich mehr Flexibilität und ein deutliches Maß an zusätzlicher Robustheit sichern.

 Version 3.2.0 (Anfang Dezember 2016)

  • Erweiterung der Benno MailArchiv WebApp 2 für die Enterprise Edition: Grafische Auswertungen und Darstellung statistischer Informationen des Archivs.
    Die WebApp wird für die Enterprise Edition um einige statistische Auswertungen in grafischer Form erweitert, die innerhalb der WebApp dargestellt werden und dem Anwender Einblicke in eine Reihe von Parametern über das Mailarchiv geben. Diese grafischen Auswertungen und Anzeigen sind bis auf weiteres nur für die Enterprise Edition verfügbar. Elastic Search liefert von Haus aus eine Vielzahl an Daten für derlei Auswertungen incl. grafischer Aufbereitung.

Weiterer Verlauf der Versionen 2.x und 3.x

Die Enterprise Edition (Benno MailArchiv 3.0.0) wird parallel zur bisherigen Hauptlinie von Benno MailArchiv 2.x entstehen und als Version 3.x fortentwickelt. Die Backend-Architektur ist (von Elastic Search und seinen vielfältigen Möglichkeiten abgesehen) bei allen Versionen der 2er und 3er Linien identisch. Auch die WebApp ist für beide Versionsstände gleich, auch wenn die Enterprise Edition über mehr GUI-Funktionen (Statistiken und Auswertungen) als die Standard Edition verfügen wird.

Zusätzliche Neuerungen und Erweiterungen der Funktionalität werden sich vornehmlich in der WebApp und weniger im Backend niederschlagen. Unabhängig davon, welche Benno MailArchiv Version eingesetzt wird, werden die Funktionen der WebApp (mit Ausnahme der Enterprise Edition-basierten Merkmale) universell in allen Versionen verfügbar sein.

Vergabe der Versionsnummer ab Version 2.2.0

Die Verwaltung der Versionsnummern bzw. die Versionierung wird mit dem Einzug von Version 2.2.0 auf gerade Minor-Release-Nummern umgestellt. Alle Versionen mit geraden Minor-Release-Nummern (2.2.x, 2.4.x, 2.6.x usw.) sind demgemäß dann Stable-Releases, während ab 2.2.0 ungerade Minor-Release-Nummern auf Entwicklerversionen hinweisen.

Leave a Reply

 

 

 

You can use these HTML tags

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Unsere RSS Feeds

rss-Feed-Symbol rss-Feed-Symbol