"Anwender von Benno MailArchiv arbeiten effizienter!" Ansgar Licher im Interview über E-Mail Archivierung, gesetzliche Vorgaben, Datenschutz und Effizienzsteigerung im Unternehmen

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

Continue reading E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Die unternehmerische Praxis zeigt, dass die E-Mail das wesentliche Kommunikationsmedium für Unternehmen ist und auf absehbare Zeit bleiben wird. Unternehmer, Geschäftsführer und IT-Endscheider stehen verstärkt vor der Herausforderung, die Flut an unterschiedlichen Daten durch die E-Mail Nutzung systematisch zu erfassen.
Doch nicht nur die effiziente Erfassung, Archivierung und Verwaltung der Datenmengen ist dabei von Bedeutung. Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen machen eine E-Mail Archivierung zwingend erforderlich.
Für Geschäftsprozesse relevante E-Mails müssen entsprechend gesetzlicher Fristen aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsdauer kann bis zu 10 Jahre betragen. Die Frage des Datenschutzes betrifft die E-Mail Archivierung ebenso.
Einmal mehr Gründe für die Medienweite GmbH & Co. KG aus Osnabrück sich den Markt der E-Mail Archivierungssoftwarelösungen näher anzuschauen. Hilfreich dabei ist ein Interview mit Dipl.-Ing. Ansgar Licher, Geschäftsführer der LWsystems GmbH & Co. KG aus Bad Iburg.
Mit der E-Mail Archivierungslösung Benno MailArchiv hat das Unternehmen eine Lösung entwickelt, und vielfach erfolgreich eingesetzt, welche die Anforderungen an eine innovative und zuverlässige Archivierungssoftware erfolgreich erfüllt.

Medienweite: Herr Licher, Sie haben mit Benno MailArchiv vor einigen Jahren eine erfolgreiche Lösung für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung auf den Markt gebracht. Wie in den meisten Marktsegmenten gibt es auch hier verschiedene Konkurrenzlösungen. Was sind die Alleinstellungsmerkmale, die Benno MailArchiv so einzigartig machen?

Ansgar Licher: Benno MailArchiv ist in vielerlei Hinsicht mehr, als die herkömmlichen Produkte für die E-Mail-Archivierung auf dem Markt. Im ersten Schritt tun wir natürlich zunächst das, was alle Mail-Archivierungsprodukte tun: wir archivieren alle gewünschten E-Mails sicher und sorgfältig. Auf der anderen Seite aber bieten wir dem Kunden einige einzigartige Mehrwertpotenziale. Es ist unser Ziel, dem Kunden das Leben mit all seinen vielen E-Mails Tag für Tag leichter zu machen. Kunden die Benno MailArchiv einsetzen, arbeiten effizienter und sparen dabei noch eine Menge Zeit und Geld.

Medienweite: Können Sie uns einen Einblick in den Aufbau von Benno MailArchiv geben?

Ansgar Licher: Sehr gerne. Im Kern basiert unsere E-Mail Archivierung auf drei Ebenen:
Auf der ersten Ebene indexiert und erfasst das Benno MailArchiv zunächst alle E-Mail-Informationen, auch die „unsichtbaren“ sowie sämtliche Dateianhänge.
Im zweiten Schritt werden die archivierten E-Mails zentral an einer Stelle abgelegt. Sozusagen in einen Topf geworfen. Das klingt zunächst ungewöhnlich, bietet jedoch den entscheidenden Vorteil gegenüber anderen Anbietern auf dem Markt.
Auf der dritten Ebene sind die Zugriffs- und Berechtigungsleistungen abgebildet. Das heißt hier entscheidet das Unternehmen, welchen Anwendern in welchem Umfang der Zugriff auf seine oder andere Anwender betreffende E-Mails ermöglicht wird. Hier treffen E-Mail Archivierung und Datenschutz aufeinander.

Medienweite: Benno MailArchiv ist also in der Lage, tatsächlich alle Informationen samt Anhänge einer E-Mail vollständig zu indexieren?

Ansgar Licher: Selbstverständlich. Der Schlüssel liegt einerseits darin, wie wir Mails archivieren, aber auch darin, dass wir jede E-Mail im Archiv einfach suchbar machen. Jede E-Mail wird direkt bei der Archivierung, also „on the fly“, volltext-indexiert. D.h., dass wir jede Information der E-Mail suchbar machen. Wir indexieren die (meist unsichtbaren) technischen E-Mail-Header, Absender- und Empfänger-E-Mail-Adressen, die Betreffzeile und den Mailtext aber auch alle an den E-Mails angehängten Attachements. Konkret extrahieren wir die Texte aus den diversen Microsoft Office-Formaten (Word, Excel, Powerpoint usw.), OpenOffice, PDF, HTML, usw. Darüber hinaus werden ZIP-Dateien ausgepackt und die jeweiligen Datein der ZIP-Datei werden ihrerseits indexiert.
Diese Volltextindexierung hat zur Folge, dass wir jede Mail finden, auch wenn der gesuchte Text bspw, nur in einer PDF-Datei in der Anlage der Mail steht.

Medienweite: Und nach der Indexierung …

Ansgar Licher: … kommt die ausgeklügelte Archivierungssystematik von Benno MailArchiv voll zur Geltung. Es geht weit über die Möglichkeiten anderer Mail-Archivierungssysteme hinaus. Zunächst einmal archiviert Benno MailArchiv die E-Mails unabhängig von Benutzerkonten, also bspw. den Mailboxen eines Mail- oder Groupware-Servers wie Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange usw. D.h.: E-Mails von Sabine Mustermann liegen nicht in einem Archivabschnitt, der nur für Sabine Mustermann da ist, sondern sie liegen im Gesamtarchiv (des jeweiligen Mandanten).
Anders gesagt: Alle Mails aller Anwender eines Mandanten kommen in Benno MailArchiv in einen großen Topf.

Medienweite: Warum archivieren Sie alle E-Mails in einen Topf? Das hört sich zunächst einmal eher chaotisch an. Worin liegen die Vorteile?

Ansgar Licher: Wir archivieren alles in einem großen Topf, weil wir so alle E-Mails bzw. Informationen des Unternehmens am Einfachsten suchbar machen können. Alle E-Mails werden ja incl. Attachements volltext-indexiert und können damit schnell und einfach durchsucht werden. Darüber hinaus liegen die weiteren Vorteile dieses Konzeptes klar auf der Hand:

1) Alle zu archivierenden E-Mails werden vollautomatisch archiviert. Niemand muss sich um das Archivieren seiner E-Mails kümmern.

2) Es ist egal, an wen im Unternehmen eine Mail gegangen ist und es ist auch egal, wo der Anwender sie bspw. in seinem Mail-Client abgelegt hat: sie ist im Archiv und damit sehr schnell per Volltextindex findbar. In Sekunden, auch bei Millionen von Mails.

3) Das Suchen erfolgt nicht mehr durch Ordnerbäume (im Mail-Client), sondern einfach durch die Inhaltsinformationen der Mails (Suchwörter, Volltextsuche, …). Das spart sehr viel Zeit gegenüber konventionellen Verfahren, denn das herkömmliche Suchen ohne Benno MailArchiv erfolgt entweder rekursiv (per Suchfunktion des Mail-Clients (bspw. Outlook)) oder manuell (weil der Anwender meint zu wissen, wo welche E-Mail liegt). Leider sind viele Mailordner ihrerseits mit hunderten Mails vollgestopft, so dass man dann doch noch manuell suchen muss. Alles in allem ein erheblicher Zeitaufwand. Bei Benno MailArchiv demgegenüber geht das Suchen in Sekunden!

4) Der Anwender muss keine Zeit aufwenden, um E-Mails in einer vermeintlich sinnvollen Ordnerstruktur abzulegen. Das tägliche Einsortieren von Mails in Ablageordner ist ein enormer Zeitfresser und kann ersatzlos entfallen.

5) Nur der Anwender selbst kennt seine eigene Ablagestruktur, andere Mitarbeiter haben i.d.R. eine andere Ablagelogik. Ergo: Andere Kollegen finden Mails meist gar nicht in fremden Ordner-Hierarchien.

Die in Benno MailArchiv eingesetzte Suchtechnologie ermöglicht uns bspw., in Archiven mit bspw. 1,5 Millionen E-Mails jede beliebige E-Mail in unter 2 Sekunden zu finden und anzuzeigen. Diese Performance sucht ihresgleichen.

Medienweite: Ihre Argumentation ist nachvollziehbar. Insbesondere die schnelle Suche beeindruckt. Wie genau sparen Anwender, die Benno MailArchiv einsetzen, Zeit und Ressourcen?

Ansgar Licher: Der Schlüssel für die Effizienzsteigerung, die wir bei unseren Kunden erreichen, liegt natürlich nicht nur allein in der schnellen Suche. Konkret spart der Anwender mit Benno MailArchiv zweimal Zeit: Das erste Mal bei der Ablage der E-Mails und das zweite Mal bei der Suche.

Medienweite: Können Sie die Effizienz von Benno MailArchiv an einem konkreten Beispiel erläutern?

Ansgar Licher: Betrachten wir die heutige Welt der E-Mail-Clients wie bspw. Outlook, Thunderbird & Co., dann stellen wir fest, dass Anwender ihre Mails in (mit der Zeit) immer größer werdenden Ordnerbäumen ablegen und verwalten. Für jedes Thema bzw. Projekt usw. werden Or

http://creditnoproblems.com/post/fixing-your-credit-score-e1.html

dner angelegt und jeden Tag werden dann die subjektiv als wichtig wahrgenommenen E-Mails von Hand in die Ablageordner verschoben.
Dass beim manuellen Ordnen und Sortieren von E-Mails erhebliche unproduktive Aufwände entstehen, kann man sich leicht verdeutlichen: Angenommen, in einem Unternehmen würden nur 25 Anwender täglich ihre E-Mails in die Ablage einsortieren, und dies würde nur 5 Minuten Aufwand pro Tag und Mitarbeiter darstellen, dann wären das bei 20 Arbeitstagen im Monat bereits knapp 42 Stunden unproduktive Arbeitszeit!

Ähnlich hoher unproduktiver Zeitaufwand entsteht erfahrungsgemäß, wenn E-Mails manuell gesucht werden müssen. Was klassisch und trotz aller Suchfunktionen viel manuellen Suchaufwand darstellt, geht mit Benno MailArchiv in Sekunden.

Medienweite: Und wie regeln Sie dabei den Zugriff auf die E-Mails – sprich: Wie sorgen Sie dafür, dass jeder nur das sieht, was er sehen darf?

Ansgar Licher: Natürlich verfügt Benno MailArchiv über ein ausgeklügeltes System für die Berechtigungsverwaltung. Es geht weit über die Möglichkeiten anderer Mailarchivierungssysteme hinaus. Zunächst einmal archiviert Benno MailArchiv die E-Mails unabhängig von Benutzerkonten, also bspw. den Mailboxen eines Mail- oder Groupware-Servers wie Microsoft Exchange, Zarafa, Open-Xchange usw. D.h.: E-Mails von Sabine Mustermann liegen nicht in einem Archivabschnitt, der nur für Sabine Mustermann da ist, sondern sie liegen im Gesamtarchiv (des jeweiligen Mandanten) – im großen Topf.

Medienweite:Und selbstverständlich soll nicht jeder Zugriff auf alle E-Mails erhalten …

Ansgar Licher: … richtig. Das verbietet schon der Datenschutz. In der Regel soll nicht jeder Anwender auf alle E-Mails des Unternehmens zugreifen können (bspw. der Sachbearbeiter auf die
Mails der Geschäftsleitung usw.). Daher haben wir natürlich eine Benutzer- und Berechtigungsverwaltung in Benno MailArchiv eingebaut.
Dem Administrator steht hierbei frei, die in Benno MailArchiv enthaltene Benutzerverwaltung zu verwenden oder einen im Unternehmen bestehenden Verzeichnisdienst (wie bspw. Microsoft Active Directory (ADS) oder LDAP) für die Benutzer- und Berechtigungsverwaltung anzubinden. Der Admin muss also wegen einer neuen Software im Unternehmen nicht noch eine weitere Benutzerdatenbank pflegen. Und der Benutzer hat damit ein „Single Sign on“ auf der Basis von „same user, same password“, er kann sich also an Windows mit den gleichen Zugangsdaten anmelden, wie an Benno MailArchiv. Die Pflege einer separaten Benno-Benutzerdatenbank entfällt somit (wenn der Admin das möchte).

Medienweite: Sehr schön. Aber wie werden die Berechtigungen in Benno MailArchiv gesteuert?

Ansgar Licher: Wir archivieren ja wie gesagt alle E-Mails des Unternehmens in einem großen Topf. Genau das schafft auch hier wieder grandiose Vorteile gegenüber herkömmlichen Mailarchivierungslösungen, die E-Mails getrennt nach Mailboxen archivieren (also die Mails des Anwenders A im Archiv in der Archivmailbox des Anwenders A ablegen):
Jeder Benutzer, dessen Mails archiviert werden, hat im realen Leben (mindestens) eine E-Mailadresse (bspw.: sabine.mustermann@musterfirma.de). Und genau das ist der Schlüssel: Sabine kann alle Mails sehen, die von ihr oder an sie gesendet wurden. Sie hat also eine Sicht auf das Archiv, wie auf ihre eigene Mailbox.
Und genau hier kommt ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von Benno MailArchiv zum Tragen: Wir können jedem Anwender flexibel weitere Berechtigungen zuordnen!
Angenommen, Sabine ist die Sekretärin vom Chef. Und der Chef sagt: „Ich will, dass Sabine in meine Mailbox sehen darf. ABER: Sabine soll unter keinen Umständen E-Mails sehen dürfen, die von oder an die Mailadresse XYZ (bspw. wichtigster Kunde) gesendet/empfangen wurden.“
Wie bilden Sie eine solche Anforderung bspw. in Outlook / Exchange oder mit anderen klassischen, mailbox-fokussierten E-Mail- und Groupwaresystemen ab? Richtig! Gar nicht.
Entweder kann Sabine in Chef's Mailbox sehen oder eben nicht. Nur bestimmte Inhalte sehen, geht in mailbox-orientierten Systemen nicht. Wir können dank der flexiblen Rechtevergabe in Benno MailArchiv hingehen und sagen: „Sabine darf neben ihren Mails auch alle Mails vom Chef sehen, außer den Mails, die mit der Mailadresse XYZ zu tun haben“.

Konkret gesprochen: Wenn Sabine alle Mails von oder an „sabine.mustermann@musterfirma.de“ finden kann, dann ist dies ein Filter auf den Mailbestand im Archiv. Genauer gesagt: es ist eine Suchanfrage. Und so kann der Admin dem User „Sabine Mustermann“ jederzeit weitere erlaubte Abfragen zuordnen, so dass Sabine bspw. alle Mails vom Chef lesen kann, außer denen von oder an XYZ und außerdem könnte Sabine Mustermann (bspw.) alle Mails finden die folgenden Kriterien genügen:
1) Alle Mails von der Domain „wichtigster-lieferant.de“ UND
2) In der Betreffzeile muss stehen „Auftragsbestätigung“ UND
3) es muss eine Datei angehängt sein.
Die Liste dieser Beispiele ließe sich quasi beliebig fortsetzen.

So können also flexibel Berechtigungen an Benutzer zugeordnet werden. Dies geht natürlich sowohl in der lokalen (Benno mailarchiv-eigenen) Benutzerdatenbank oder eben im zentralen Verzeichnisdienst ADS bzw. LDAP.

Medienweite: Vermutlich setzen die meisten Anwender Outlook für ihre tägliche Arbeit mit E-Mails ein. Existiert eine Integration von Benno MailArchiv in Outlook oder gar in andere Systeme?

Ansgar Licher: Aktuell existiert kein fertiges Outlook-Plugin. Aber dennoch können wir auch hier punkten: Ein solches Feature kann vergleichsweise einfach implementiert werden, denn wir stellen mit Benno MailArchiv eine sog. REST Programmierschnittstelle (also: eine REST API) dafür zur Verfügung. Es handelt sich um eine sog. Web-Service-Schnittstelle, die einfach über http bzw. https funktioniert.
Die API ist dabei denkbar einfach gehalten. Es gibt genau zwei wesentliche Operationen, die man aus fremden Programmen (wie bspw. Outlook) heraus aufrufen kann:
1) „Führe eine Suchanfrage durch“ (die der Anwender in Outlook eingeben kann). Die Schnittstelle gibt dabei die Trefferliste der gefundenen E-Mails zurück. Diese kann in Outlook ausgeben bzw. anzeigen werden.
2) „Hole die Mail XY aus dem Archiv“. Wenn der Anwender in der Trefferliste eine Mail anklickt, wird diese angezeigt, sprich: aus dem Archiv geholt. Die Schnittstelle übergibt die gewünschte E-Mail an das aufrufende Programm – und richtig! – dort braucht sie nur noch als E-Mail dargestellt zu werden.
Mit Hilfe dieser API kann die Funktionalität von Benno MailArchiv nicht nur in Outlook, sondern auch in jede beliebige (Web-)Applikation, bspw. Warenwirtschaft, CRM, Intranet usw. integriert werden.

Medienweite: Das sind wahrhaft interessante Eigenschaften! Wie geht es mit der Entwicklung von Benno Mailarchiv weiter?

Ansgar Licher: Wir arbeiten gerade mit Hochdruck an der Fertigstellung unserer neuen Produktgeneration: Benno MailArchiv 2.0. Hier kommen einige neue Features hinzu. Ganz besonders hervorzuheben sind die vollständige Mandantenfähigkeit sowie die neue, schlankere und schnellere Web-GUI für den Anwender. Wir haben inzwischen die BETA-Phase erreicht und werden Benno MailArchiv 2.0 zur Jahresmitte 2012 freigeben.

Medienweite: Wie sehen Sie die weitere Marktentwicklung für E-Mail-Archivierung?

Ansgar Licher: Die Aussichten sind sehr positiv. Insbes. erfahren wir starke Nachfrage aus dem Bereich Cloud Computing bzw. Hosting. Viele Hoster und Cloud-Anbieter sind auf der Suche nach einer starken und skalierbaren Lösung für gehostete E-Mail-Archivierung. LWsystems ist mit der Benno MailArchiv Hosting Edition optimal auf diesen Bedarf vorbereitet und bietet nicht nur eine verlässliche Lösung für das Software as a Service-Geschäft (SaaS), sondern eine Lösung mit einer einzigartigen Architektur und erstklassigen Alleinstellungsmerkmalen an, von denen ich Ihnen
einige wenige habe aufzeigen können.

Medienweite: Vielen Dank für dieses informative Gespräch!

Medienweite:

zp8497586rq
zp8497586rq

Comments are closed.

Unsere RSS Feeds

rss-Feed-Symbol rss-Feed-Symbol