E-Mail-Archivierung ist ab 1.1.2017 Pflicht. Die Schonzeit ist bereits in Kürze vorbei.

Mit dem Stichtag 1.1.2017 endet die Übergangsfrist für das Inkrafttreten der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)„) . Sie ersetzt die seit einigen Jahren verbindlichen Reglen aus den GoBS und der GDPdU. Mit den ab 1.1.2017 uneingeschränkt wirksamen GoBD ist die Archivierung von E-Mails in Unternehmen endgültig Pflicht.

Die Zeit zur Umsetzung der GoBD wird knapp.

Die fortschreitende und immer mehr zunehmende Digitalisierung von Geschäftsabläufen hat den Gesetzgeber veranlasst, professionellere Maßstäbe für das Erzeugen und den Umgang mit elektronischen Dokumenten und Belegen festzulegen. Diese neuen Vorschriften an Unternehmen sind in den GoBD definiert. Empfangene und versendete digitale Belege wie bspw. Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. stehen hierbei besonders im Fokus. Insbes. dann, wenn sie per E-Mail kommuniziert wurden.

Die Pflicht zur Archivierung digitaler Unterlagen, insbes. E-Mails, ist dabei nicht erst seit den nun endgültig und vollends in Kraft tretenden GoBD gesetzlich vorgeschrieben. Bereits in den GDPdU war die Verpflichtung zur elektronischen E-Mail-Archivierung verankert. Ihre Einhaltung wurde von der Finanzverwaltung bislang häufig nicht konsequent geprüft. Unternehmen, die bereits heute rechtssichere E-Mail-Archivierung einsetzen, sind damit bereits auf der sicheren Seite. Unternehmen, die bislang keine rechtssichere Archivierung ihrer steuerlich- und handelsrechtlich relevanten Mails vornehmen, müssen jetzt handeln. Am 31.12.2016 laufen alle Übergangsfristen aus. Unternehmen müssen die Anforderungen der GoBD dann erfüllen. Zuwiderhandlungen können unnötige Kosten und die Umsetzung Zwangsmaßnahmen bedeuten.

Was nun zu tun ist.

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Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv 2.2.1 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.2.1 ist ein Bugfix-Release, in das folgende Fehlerkorrekturen eingeflossen sind:

ID Zusammenfassung
FS#334 Anzeige „Original“: Beim Klick auf „Original“ wird der Quelltext nicht korrekt angezeigt.
FS#335 Weiterleitung einer Mail ohne Eingabe einer Empfänger-Adresse möglich
FS#325 Permalink-URL muss Information über Archiv/Container enthalten
FS#308 Handling der Permalink-Zugriffe ohne User-Session
FS#52 Info-Button zeigt Login-Fenster bei Session-Timeout
FS#182 Aussagekräftige Fehlermeldungen bei Container- und Passwort-Problemen
FS#212 Unterschiedliche Fehlermeldungen bei falschem REST- Port oder falschem REST-Passwort
FS#319 Checksummenanzeige bei erfolgloser Suche fehlerhaft
FS#327 „Zurück“-Link bei nicht autorisiertem Zugriff (ausgeloggter User) funktioniert nicht
FS#333 Anzeige Checksummenfehler bis die Mail geladen ist (falls das Laden einer E-Mail länger dauert, wird bis dahin ein Checksummenfehler angezeigt).

Benno MailArchiv 2.2.0 mit der neuen WebApp 2 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Das Benno MailArchiv Release 2.2.0 umfasst im Wesentlichen die neue voll responsive WebApp 2, bringt das neue „benno-tool“ mit und behebt verschiedene kleinere Fehler.

Benno MailArchiv auf iPhone iPad MacBook iMac

Benno MailArchiv WebApp 2 – E-Mails in Sekunden auf allen Geräten finden, incl. Smartphones und Tablets

 

Screenshot Benno MailArchiv WebApp 2

Screenshot Benno MailArchiv WebApp 2

ChangeLog Benno MailArchiv 2.2.0

Allgemeine Merkmale

  • Benno MailArchiv ist jetzt freigegeben für
  • Wichtige neue Systemvoraussetzung:
    • Benno MailArchiv setzt ab Version 2.2.0 zwingend Java 7 (bspw. OpenJDK 7) voraus!
  • Neues zusätzliches benno-Paket: benno-tool
    • Das Paket benno-tool beinhaltet das neue Werkzeug benno-tool, welches in der Version 2.2.0 folgende Funktionen umfasst (weitere Details dazu im Benno MailArchiv Wiki):
      • backup: Gibt alle Mails seit dem letzten Backup-Aufruf aus (sie können dann bspw. per tar zusammengefasst werden für tägl. Backups usw.)
      • info: Gibt Informationen zur aktuellen Installation aus (insbes. für Supportanfragen wichtig)
      • reindex: Reindiziert einzelne Mails, ganze Boxen usw.
      • verify: Überprüft die Konsistenz des gesamten Archivs hinsichtlich etwaiger Manipulationen

 Verbesserungen / Neuerungen in der WebApp

  • Die neue WebApp 2:
    • voll responsives Design (Benno MailArchiv ist damit ab sofort auf allen Geräten incl. Smartphones nutzbar!)
    • moderneres, klareres und schlankeres GUI-Design
    • Mehrsprachigkeit (aktuell stehen zur Verfügung: Englisch, Italienisch, Polnisch und westfälisches Plattdeutsch)
    • Neue „Konversationssuche“: Sucht Mails „an Empfänger“ und „von Absender“ gleichzeitig, so dass der ganze Mailverlauf („Ping Pong“) dargestellt wird
    • Permalink: Es wird ein dauerhaft gültiger Link auf die jeweilige Mail im Archiv erzeugt
    • WebApp 2 ist die technische Basis für zukünftige WebApp-Funktionalitäten

Benno MailArchiv Plugin für die Zarafa Kopano Groupware WebApp

Das Plugin für die Kopano WebApp befindet sich bereits in der Quality Assurance-Phase und wird in kürzester Zeit final fertiggestellt und releast. Wir informieren an dieser Stelle, sobald das Plugin freigegeben wird.

Benno MailArchiv 2.2.0 BETA freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.2.0 BETA freigegeben.

Die BETA der neuen Benno MailArchiv Version steht ab sofort zum Download und Test zur Verfügung.

Die 2.2.0 BETA steht für folgende Plattformen zur Verfügung:

  • Debian GNU/Linux ab wheezy
  • Ubuntu (in Relation dazu)

Die Versionen für Univention Corporate Server (UCS) usw. werden mit dem finalen Release der Version 2.2.0 veröffentlicht.

Wichtigste Highlights des 2.2.0 Releases sind:

  • Benno MailArchiv WebApp 2
    • Komplett neues Design der grafischen Benutzeroberbläche
    • Voll responsives Design – Nutzung auf allen Android- bzw. iOS-Geräten und Devices (Tablets und Smartphones)
    • Neue Funktion „Konversationssuche“ zum gleichzeitigen Suchen aller Mails zwischen zwei Kommunikationspartnern (An/Von und gleichzeitig Von/An)
    • Multi-Language Unterstützung – neue Sprachen einfach über Austausch von Sprachdateien hinzufügbar. Aktuell verfügbae Sprachen:
      • Deutsch
      • Englisch
      • Italienisch
      • westfälisches Plattdeutsch
      • Russisch (ab Juni 2016)
      • Ukrainisch (ab Juni 2016)
      • Polnisch (voraussichtlich ab Juni 2016)
      • Französisch (in Planung)
      • Niederländisch (in Planung)
      • Griechisch (in Planung)
  • Neueste Version der Apache Tika Volltext-Parser integriert
  • Reindex bereits archivierter Mails möglich
    • Bereits archivierte E-Mails können jetzt jederzeit erneut indexiert werden (bspw. sinnvoll, um archivierte Attachments nachträglich im Volltext zu indexieren, wenn diese bspw. bisher nicht oder nur unvollständig indexiert werden konnten)

Desweiteren umfasst die BETA der Version 2.2.0 verschiedene Bugfixes (nähere Einzelheiten folgen in den Releasenotes zur finalen Freigabe der Version 2.2.0).

Die BETA-Version des neuen Benno MailArchiv Releases ist für den produktiven Einsatz geeignet! Auf Grund des Wechsels auf Java 7 (Java 7 wird ab Benno MailArchiv Version 2.2.0 zwingend vorausgesetzt) ist beim Umstieg zu berücksichtigen, dass ein etwaiges Notfall-Rollback evtl. etwas aufwändiger sein kann, als bei den bisherigen Benno Releases.

Die BETA der künftigen Version 2.2.0 steht allen Interessierten über folgenden apt- bzw. Repository-URL kostenlos zur Verfügung:

deb http://www.benno-mailarchiv.de/beta/debian /

Technische Fragen zur BETA sowie etwaige Fehlermeldungen usw. können an support[at]benno-mailarchiv.de gerichtet werden.

Benno-Plugin für Zarafa bzw. Kopano Groupware kurz vor der BETA-Phase

Wir arbeiten hart daran und allmählich nimmt sie Form und Gestalt an: Die nahtlose Integration von Benno MailArchiv in die WebApp der Zarafa bzw. Kopano Groupware.

Im Juni 2016 werden wir das BETA-Release unseres Plugins vorstellen und es zum Testen zur Verfügung stellen.

Hier erste Screenshots als „Appetitanreger“. Direkt aus unserer Softwareküche.

Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 4 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 3 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 2 Benno MailArchiv Zarafa Kopano-Plugin Screenshot 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Benno MailArchiv Roadmap für 2016

LWsystems veröffentlicht die aktuelle Entwicklungs-Roadmap für Benno MailArchiv. Für das kommende Jahr stehen zahlreiche Neuerungen und Erweiterungen auf der Agenda, die in Q4/2016 in der Freigabe der Benno MailArchiv Enterprise Edition gipfeln.

 

Die Key-Highlights für 2016 im Überblick:

  • Neue, vollständig responsive Benno MailArchiv WebApp („Benno MailArchiv WebApp 2“)
  • Werkzeuge für Indexverwaltung und Nachindexierung
  • OCR-Erkennung von elektronischen Faxen und eingescannten Dokumenten
  • nahtlose Integration in die WebApp sowie die künftige DeskApp der Zarafa Groupware
  • Enterprise Edition mit Features für very large scale Installationen und grafischen Auswertungsoptionen

 

Die Roadmap im Überblick:

Benno MailArchiv Roadmap 2016

Benno MailArchiv Roadmap 2016

 

 

 

 

(Zum Vergößern anklicken.)

 

 

 

 

 

Zu den Entwicklungen und folgenden Benno MailArchiv Versionen im Einzelnen:

Version 2.1.6 (Anfang Dezember 2015)

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Benno MailArchiv ist ab sofort als VMware Image zum Testen verfügbar

Sie wollen Benno MailArchiv sofort testen, ohne jegliche Art von Installation o.ä.? Dann nutzen Sie die vorkonfigurierte Benno MailArchiv Software-Appliance!

Benno MailArchiv steht ab sofort kostenlos als lauffertiges Image für die Virtualisierungsumgebungen VMware, VMware ESX, KVM, und VirtualBox zum Download zur Verfügung.

Zusammen mit unserem Partner Univention stellen wir Benno MailArchiv auf Basis des Univention Corporate Server (UCS) als fertige Software-Appliance zur Verfügung. Benno MailArchiv ist dabei lauffertig auf UCS installiert und eingerichtet. Benutzer und Berechtigungen lassen sich einfach über die web-basierte Univention Management Console einrichten und verwalten. Alle Funktionen von Benno MailArchiv stehen damit sofort zur Verfügung.

UCS kann als Enterprise Linux Distribution einfach mit bestehenden Active Directory (AD) Umgebungen verknüpft bzw. in diese eingebunden werden. Der Verwaltung der Benno MailArchiv-Benutzer über bestehende ADs steht damit nichts im Wege. Benno MailArchiv integriert sich so nahtlos in jede beliebige IT- und Mail-Server Umgebung.

Die Benno MailArchiv Software-Appliance für VMware, VMware ESX, KVM, und VirtualBox steht über Univention zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Benno MailArchiv 2.1.5 freigegeben

LWsystems hat heute Benno MailArchiv Version 2.1.5 freigegeben. Das neue Release steht ab sofort zum Download zur Verfügung. Kunden mit gültiger Software-Maintenance können kostenlos auf die neue Version aktualisieren.

Parallel steht Benno MailArchiv ab sofort in der jeweils aktuellen Version auch im AppCenter von Univention Corporate Server (UCS) zur Verfügung, wo die Installation einfach per „click & run“ erfolgt (weitere Details dazu hier).

Das Benno MailArchiv Release 2.1.5 umfasst einige deutliche Verbesserungen der WebApp und behebt verschiedene Fehler.

ChangeLog Benno MailArchiv 2.1.5

Allgemeine Merkmale

  • Benno MailArchiv ist jetzt freigegeben für
  • Neues (zusätzliches) Authentisierungsmodul benno_imapauth zur Authentisierung der Benno MailArchiv User gegen einen IMAP-Server
    (Benno MailArchiv Benutzer können damit nun wahlweise gegen

    • die interne Benutzerdatenbank
    • Microsoft Active Directory (AD)
    • LDAP Directory
    • die Benutzerdatenbank von IMAP-Servern
    • sowie zusätzliche, frei konfigurierbare Auth-Module (bspw. SQL-/ODBC-Datenbanken) authentifiziert werden).
  • ein neu installiertes Benno MailArchiv agiert out of the (also ohne Lizenzschlüssel) automatisch als uneingeschränkte Demo-Version für 60 Tage

 Verbesserungen / Neuerungen in der WebApp

  • die englische Sprachversion der WebApp ist nun durchgängig lokalisiert
  • HTML-Mails werden nun wie im Mail-Client sauber als HTML-Mails dargestellt
  • die Trefferliste bleibt im gescrollten Zustand an der Stelle stehen, wo der User eine Mail anklickt
    (bisher sprang die Liste wieder auf den Anfang zurück, wenn eine Mail in der gescrollten Listte angeklickt wurde)
  • beim Anzeigen einer Mail aus der Trefferliste wird nur der Bereich der Mailanzeige neugeladen (statt ganzer Bildschirm) (siehe auch FS#185 unten)
  • die Eingabefelder für die Suchparameter wurden modifiziert: die Ecken aller Eingabefelder sind nun abgerundet und der Cursor ist in jedem Eingabefeld nun klar und eindeutig sichtbar

Liste der korrigierten Fehler

benno-web

  • FS#174 – Ausgabe von HTML-Only Mails zeigt den HTML Quellcode
  • FS#182 – Aussagekräftige Fehlermeldungen bei Container- und Passwort- Problemen
  • FS#184 – HTML-Tags im Body führen zu Problemen im User-Interface
  • FS#185 – Anzeige einer E-Mail ohne Reload
  • FS#187 – Eindeutige Fehlermeldung bei Authentisierungsproblemen am REST-Interface

 

Ausblick auf Benno MailArchiv 2.1.6

Eine ausführlichere Roadmap werden wir in Kürze präsentieren. Ausgewählte Aspekte, die in der WebApp Version 2.1.6 implementiert werden, sind:

  • vollresponsive WebApp (aktuell nutzbar auf Tablets, künftig auch Smartphones)
  • Anzeige von CC-Empfängern und der Größe der jeweils angezeigten E-Mai
  • Von / An Suche in beide Richtungen (bisher kann man Mails entweder an/von oder von/an suchen; beides gleichzeitig geht bisher nicht (= Anzeigen des Mail-Ping-Pongs zu einem Thema)
  • Authentisierungsmodul für Benutzernamen mit Leerzeichen

Benno MailArchiv ist ab sofort im Univention AppCenter verfügbar

Benno MailArchiv kann jetzt per „click & run“ installiert und in Betrieb genommen werden. Mit der Freigabe von Benno MailArchiv auf Univention Corporate Server (UCS) steht unsere Lösung für die revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung ab sofort auch im AppCenter des Bremer Herstellers Univention zur Verfügung.
Interessierte haben nun noch einfacher die Möglichkeit, Benno MailArchiv zu installieren und zu testen. Die Installation über das Univention AppCenter erfolgt mit wenigen Klicks. Danach steht Benno MailArchiv für 60 Tage kostenlos zum Testen zur Verfügung. Die Testversion kann jederzeit zu einer Vollversion umlizenziert werden.
Univention Corporate Server (UCS) steht in der sog. „Core Edition“ als kostenlose Enterprise Linux-Distribution zur Verfügung. UCS bietet eine web-basierte Administrationsoberfläche ( „Univention Management Console“). Benutzer usw. können  hier schnell und einfach verwaltet werden.

Unabhängig von der Freigabe für Univention Corporate Server (UCS) wird Benno MailArchiv auch weiterhin für die  Linux Distributionen Debian GNU/Linux, Ubuntu, SuSE Linux Enterprise Server (SLES) sowie Red Hat Enterprise Linux (RHEL) zur Verfügung stehen.

Neue Homepage für Benno MailArchiv in Arbeit

Launch-Ankündigung der neuen Benno MailArchiv Homepage

In Kürze ist es soweit! Wir bereiten den Relaunch unserer Benno MailArchiv Produkthomepage vor. Die Arbeiten an der neuen Benno MailArchiv Homepage gehen planmäßig und zügig voran. Das alte, etwas in die Jahre gekommene Design unserer Homepage wird durch ein neues, lebendiges und vollständig respsonsives Design ersetzt. Die relevanten Informationen stehen so schneller und direkter zur Verfügung. Die Navigation wird vereinfacht und die Präsentation der Inhalte verbessert.

Freuen Sie sich auf den baldigen Relaunch unserer Web-Seite!

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